10 Tips voor het invullen van een RI&E-vragenlijst

1. Een vragenlijst bestaat uit meerdere hoofdstukken en eindigt met een vraag waar je knelpunten kunt toevoegen waarover nog geen vraag is gesteld.

2. Bij iedere RI&E-vraag is een toelichting gegeven. Je kunt een vraag alleen juist invullen als je eerst de toelichting gelezen hebt.

3. Als de hogeschool of jouw afdeling niet voldoet aan alle punten die genoemd worden in een RIE-vraag of bij de toelichting bij die vraag, dan heb je een risico geconstateerd. Vul dan bij die vraag het antwoord ‘Nee’ in.

4. Bij iedere vraag is een notitie-vakje waar je zelf een toelichting kunt geven op jouw antwoord.
Vul dit bij elk geconstateerd knelpunt in. Je geeft hier bijvoorbeeld aan welke veiligheidsvoorziening precies ontbreekt in welke werksituatie. Je kunt onderaan ook een of meerdere bijlagen bijvoegen. Als je bij een RIE-vraag ‘Ja ’invult, kun dat in het notitie-vakje bij die vraag onderbouwen.

5. Geef ook aan wat de achterliggende oorzaak is van het aangetroffen knelpunt; de zogeheten ‘basisrisicofactor’. Je kunt steeds kiezen uit drie opties;

• Technische oorzaak
• Organisatorische oorzaak
• Gedragsmatige oorzaak

Bij een knelpunt zijn meerdere achterliggende oorzaken aan te kruisen. Kies vervolgens maatregelen die passen bij de achterliggende oorzaak. Aan het eind van het RI&E-proces kun je van alle knelpunten samen zien wat de voornaamste achterliggende oorzaak is.

6. Als je een risico constateert dan moet je ook aangeven welke maatregel je gaat treffen. In de RI&E-vragenlijst zijn voorbeelden gegeven voor maatregelen, maar je kunt ook een eigen maatregel intypen of een aangegeven maatregelen aanpassen. Klik de aangeven maatregelen die je niet overneemt weg. Je kunt per risico/knelpunt meerdere maatregelen aangeven. Zorg dat je de maatregelen SMART formuleert.

7. Kies de maatregelen zo hoog mogelijk in de zogenaamde ‘arbeidshygiënische strategie’:

• Kies waar mogelijk voor aanpak bij de bron: daarbij zorg je dat het knelpunt niet meer voorkomt, bv door het vervangen van een gevaarlijke stof.
• Is dat redelijkerwijs niet mogelijk, pas dan een technische maatregel toe om het risico te beperken, zoals afzuiging bij blootstelling aan gevaarlijke stoffen, of een tilhulpmiddel bij fysieke belasting.
• Is dat redelijkerwijs niet mogelijk of niet afdoende, pas dan een organisatorische maatregel toe, waardoor de belasting per medewerker wordt beperkt, bv door het opstellen van procedures of invoering van taakroulatie.
• Daarna zijn individuele maatregelen aan de orde zoals een exoskelet bij specifiek tilwerk of coaching bij werkdruk.
• Alleen als bovenstaande stappen redelijkerwijs niet mogelijk of niet afdoende zijn, is het aan de orde om persoonlijke beschermingsmiddelen te verstrekken, zoals handschoenen of gehoorbescherming

Als je niet voor bronaanpak kiest, verklaar dat dan in het notitievakje bij de RI&E-vraag.      

8. Bij iedere vraag waar je een knelpunt aangeeft, geeft het systeem ook een score voor de ernst van dat risico: Score 1, 2 of 3, waarbij 1 ernstig is en score 3 een beperkt risico. Je kunt deze risico-score zelf aanpassen als je deze te zwaar of te licht vindt. Als je wijzigt, geef dan aan waarom, schrijf dit in het notitie-vakje.
Het systeem koppelt in het plan van aanpak vanzelf een termijn aan de maatregelen, afhankelijk van de score 1, 2 of 3. Die termijn is alleen een advies. Het is aan de preventiemedewerker, in overleg met andere betrokkenen, om te bezien of het plan van aanpak in de praktijk ook haalbaar is en waar nodig de voorgestelde termijnen aan te passen.

9. Het systeem slaat alle antwoorden automatisch op. Bijvoorbeeld als je naar een volgende vraag gaat (door de knop ‘verder’ te klikken). Je kunt altijd het invullen onderbreken en later weer verder gaan.

10. Er is op de support portal een E-learning voor de gebruiker beschikbaar. Hierin wordt uitleg gegeven over hoe je het RI&E-systeem gebruikt.
Voor vragen over de werking van het Qnect-systeem kun je bij de RI&E-beheerder van jouw hogeschool terecht. Die kan zo nodig contact opnemen met Kader, de softwareleverancier. Vragen of opmerkingen over de inhoud van de RI&E-vragenlijsten kun je richten aan info@zestor.nl