Menu Sluit

Branche-RI&E hbo in Qnect: Tips voor de beheerder

De beheerder van de RI&E in een hbo-organisatie is de organisator en coördinator van het RI&E-proces. Hier volgen praktische tips om dat proces geordend te laten verlopen. Eerst zie je de inhoud van de Branche-RI&E hbo:

Inhoud Branche-RI&E hbo

De Branche-RI&E hbo bevat de volgende 13 vragenlijsten:

  • Beleid en organisatie
  • Afdeling/opleiding
  • Gebouw en omgeving
  • Praktijkruimte Beeldende vorming
  • Praktijkruimte Bouw en techniek
  • Praktijkruimte Chemie en Laboratoria
  • Praktijkruimte Groen en Dieren
  • Praktijkruimte Horeca
  • Praktijkruimte Kunststof en Composieten
  • Praktijkruimte Podium en Evenementen
  • Praktijkruimte Radiologie
  • Praktijkruimte Sport en Beweging
  • Praktijkruimte Zorg en Welzijn
Tips voor de beheerder:

Deze tips betreffen vooral de vraag hoe je het RI&E-proces binnen jouw organisatie oppakt. Om thuis te raken in het digitale RI&E-systeem zie de handleidingen en E-learning op de support portal van de softwareleverancier Kader.

1. Maak een plan: welke afdelingen/vestigingen gaan we in kaart brengen, wie moeten daar aan meewerken, doen we alle  RI&E-onderdelen ineens of spreiden we dat over een ruimere tijd, wat is de tijdsplanning?

2. Neem de organisatiestructuur van jouw hbo-organisatie op in Qnect (zie daarvoor de Snelstart-instructie in de bijlage). Neem daar onder het kopje ‘verantwoordingsgegevens’ ook achterliggende arbo-informatie op zoals: inzichten van de preventiemedewerker en de bedrijfsarts bij de RI&E en ook analyses van het ziekteverzuim, de ongevallenregistratie en eerdere arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (PAGO’s). Bedenk of je dit op hogeschoolniveau doet of (ook) op het niveau van een locatie of opleiding.

3. Vragenlijsten uit de branche-RI&E die niet van toepassing zijn op jouw hbo-organisatie, kun je overslaan. Aan de andere kant zijn sommige vragenlijsten op meerdere plekken binnen de hbo-organisatie uit te zetten. Het is belangrijk om zorgvuldig af te wegen welke vragenlijsten waar in de organisatie worden uitgezet.

4. Bedenk wie bij de RI&E betrokken wordt: laat degenen die in de praktijk met de zaken van doen hebben meewerken aan het beantwoorden van een RI&E-vragenlijst. Betrek bijvoorbeeld: de afdeling facilitair bij de vragenlijst over Gebouwen en Facilitaire werkzaamheden. Geef alle betrokken de juiste rechten (zie daarvoor de Snelstart-instructie in de bijlage).

5. Het is daarbij sterk aan te bevelen om ook de medewerkers te betrekken bij het invullen van de vragenlijsten. Dat kan bv door als arbofunctionaris in een bijeenkomst met een leidinggevende en een aantal medewerkers een RI&E-vragenlijst in te vullen. Daarnaast kunnen een enquête of interviews nuttig zijn. Het verdient doorgaans niet de aanbeveling om medewerkers of leidinggevenden alleen, zonder begeleiding, de RI&E-vragenlijsten in te laten vullen. Ofwel de interne arbodeskundige van een hbo-organisatie vult ze in na gesprekken met medewerkers , ofwel zij/hij begeleidt medewerkers/leidinggevenden tijdens het invullen.

6. Neem in de planning ook op het betrekken van de medezeggenschap bij de RI&E. Schakel leden van het medezeggenschapsorgaan bv in bij het invullen van de vragenlijst over Arbobeleid.

7. Bespreek de schriftelijk uitgewerkte aanpak op bovenstaande punten met directie en met de medezeggenschap. Bedenk dat het medezeggenschapsorgaan tweemaal instemmingsrecht heeft bij een RI&E:
Aan het begin van het traject, als de hbo-organisatie vastlegt hoe de RI&E precies wordt uitgevoerd (door wie uitgevoerd, met welk instrument, hoe worden medewerkers en de medezeggenschap betrokken, welk tijdspad, welke vragenlijsten zijn niet van toepassing en worden overgeslagen, welke vragenlijsten worden waar uitgezet, welke kerndeskundigen worden ingeschakeld voor de toetsing?).
Aan het eind van het traject als de RI&E en het plan van aanpak in conceptvorm klaar zijn.

8. Het is aan te bevelen eerst een proef-RI&E te maken om het systeem te leren kennen.

9. Laat personen binnen jouw organisatie die een vragenlijst (mee) in gaan vullen, de Tips bij het invullen van een RI&E-vragenlijst Die tips zijn te vinden op de homepagina van de Branche-RI&E hbo.

10. Om een RI&E-vraag te kunnen beantwoorden is het essentieel dat eerst de toelichting bij de vraag gelezen wordt. Verstrek dus nooit een uitdraai van de RI&E-vragen zonder de toelichtingen.

11. Heb je vragen over de werking van het Qnect-systeem neem contact op met Digital Support van de softwareleverancier Kader: via de support portal of per e-mail: digital@kader.nl
Vragen of opmerkingen over de inhoud van de RI&E-vragenlijsten kun je richten aan: info@zestor.nl

Opties voor een hogeschool
  • In het Qnect-systeem kan een hogeschool voor zichzelf vragenlijsten toevoegen of de opgenomen vragenlijsten aanpassen.
  • Ook kan men de gekozen basisrisicofactoren wijzigen.
  • Een hogeschool kiezen voor SSO (Single Sign-On), via Surfcomnnect bij het inloggen. Ga voor vragen of aanmelding naar digital@kader.nl
  • In de licentie die Zestor met Kader heeft afgesproken zijn naast de RI&E ook de toetsmodule, en een module voor Arbodocumentenbeheer opgenomen. Als er behoefte is om van extra modules gebruik te maken, bv de module voor incidentregistratie, kan een hogeschool daarover eigen afspraken maken met Kader, via digital@kader.nl
Vereiste stappen ná de RI&E

  • Het is verplicht om gecertificeerde deskundigen te betrekken voor de toetsing van het RI&E-rapport. Vanaf juli 2022 is het voorgeschreven om te beoordelen of meerdere disciplines ingeschakeld moeten worden bij de toetsing van een RI&E:
    • een gecertificeerde hogere veiligheidskundige als er in de RI&E veiligheidszaken aan de orde zijn,
    • een gecertificeerde arbeidshygiënist als gezondheidszaken een rol spelen,
    • een gecertificeerde Arbeid- en Organisatiedeskundige bij vraagstukken over werkdruk en  over agressie en andere vormen van ongewenst gedrag.

Deze toetsing kan door gecertificeerde medewerkers van de Arbodienst of van een adviesbureau uitgevoerd worden, of door enkele ZZP’ers. Sommige deskundigen zijn voor meer dan één terrein gecertificeerd. Maak met de toetser(s) praktische afspraken over de wijze van toetsing bij de aanwezigheid van grote aantallen deel-RI&E’s.

Sla het toetsingsrapport op in de RI&E en pas de RI&E en het plan van aanpak aan op grond van de bevindingen van de toetser(s).

  • Leg de RI&E inclusief het plan van aanpak voor aan het College van Bestuur/de bestuurder en ter instemming aan de ondernemingsraad.
    Het is sterk aan te bevelen om de medezeggenschap al te laten reageren op de RI&E en plan van aanpak voordat de toetser er naar kijkt en om ook de opmerkingen van de toetser(s) en de verwerking daarvan met de medezeggenschap te delen.
  • Leg vast hoe medewerkers kennis kunnen nemen en zo nodig een afschrift kunnen ontvangen van het RI&E-rapport en het plan van aanpak. Maak dit bekend, bv met een nieuwsbrief en/of in het werkoverleg.
  • Leg in een procedure vast hoe de RI&E actueel wordt gehouden, voor zover dat al niet gedaan is.
  • Stel op grond van het RI&E-rapport vast hoeveel preventiemedewerkers in de hbo-organisatie nodig zijn, met hoeveel uren, met welke deskundigheden en welke plaats in de organisatie. Leg dit vast in het RI&E-rapport.
  • Vraag de arbodienst of bedrijfsarts om op grond van de RI&E een PAGO-advies te geven: Welke arbeidsgezondheidskundige onderzoeken zijn voor welke medewerkers nodig, met welke inhoud en welke frequentie? Neem dit PAGO-advies op in het RI&E-rapport.
Disclaimer:

Hoewel de makers van dit RI&E-instrument hun uiterste best hebben gedaan de inhoud volledig en accuraat te laten zijn, kunnen zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de teksten.