De AfstudeerZaak: hulp bij re-integreren én afstuderen

Hoe geef je langstudeerders weer dat zetje om hun studie – soms na een hele tijd afwezigheid – toch af te ronden? En valt een medewerker tijdelijk uit, hoe zorg je er dan voor dat hij of zij weer aan de slag gaat én duurzaam inzetbaar is? Net als alle hogescholen heeft ook Hogeschool Rotterdam met deze vraagstukken te maken. Binnen de Hogeschool Rotterdam Business School (HRBS) stroopten twee medewerkers gezamenlijk hun mouwen op om hiermee aan de slag te gaan: Manon van der Wel, Manager bedrijfsvoering en Astrid Smit-Hoogendam, Hoofddocent aan de HRBS. Een idee dat bijna toevallig bij hen ontstond, bleek dé basis te zijn voor een geslaagd initiatief dat ze met plezier verder verspreiden.

‘Niet lullen, maar poetsen’

Astrid: ‘Drie jaar geleden zaten we samen in het MT van de financiële opleidingen. De problematiek van langstudeerders was urgent. Vraag aan de groep was: welke actie gaan jullie ondernemen? Op dat moment keken wij elkaar aan en besloten we samen in het diepe te springen. We hebben het denk ik echt op z’n Rotterdams aangepakt: niet lullen, maar poetsen.’ Manon: ‘Er was nog helemaal geen plan op dat moment. Behalve dat we dachten, we vragen een lijst met langstudeerders op en gaan gewoon bellen. Contact proberen te leggen en dan maar kijken.’ Dat bleek meer werk dan gedacht, zeker met z’n tweeën. Totdat Manon een spontane ingeving kreeg: ‘Ik heb een groep re-integrerende medewerkers onder mijn hoede die op zoek zijn naar betekenisvol werk. Kunnen we hen er niet bij betrekken?’

Re-integratie kandidaten begeleiden langstudeerders naar eindstreep

Het was het begin van een ontdekkingsreis, waarin al doende en al lerende een nieuw concept ontstond dat uitgroeide tot een werkende aanpak. De AfstudeerZaak: een initatief waarbij re-integratie kandidaten op een andere plek dan hun oorspronkelijke werkplek, langstudeerders begeleiden naar de eindstreep. Het blijkt een gouden combinatie. Astrid: ‘We hebben met twee kwetsbare doelgroepen te maken. Van iemand die re-integreert kun je niet verwachten dat hij of zij meteen vol aan de bak kan.

Alleen al létterlijk de drempel van de hogeschool overstappen, kan een mijlpaal zijn. Voor de langstudeerders geldt eigenlijk hetzelfde: in veel gevallen hebben zij geen contact meer met de hogeschool, ze lezen hun mails niet meer, zijn soms zelfs verhuisd. Kom je toch weer voorzichtig met hen in contact, dan kan dat een doorbraak betekenen. Twee vliegen in één klap dus.’

Kopje koffie drinken

Medewerkers die re-integreren kunnen via De AfstudeerZaak op een nieuwe plek, veilig en rustig weer hun eerste stappen binnen de hogeschool zetten. Zij krijgen de tijd om een eerste contactmoment met de langstudeerders te regelen en hen vervolgens te motiveren en terug te begeleiden naar de hogeschool. Manon: ‘Het eerste begin is vaak heel voorzichtig, zowel voor de studenten als de re-integrerende collega’s. Wat die laatste groep betreft: we nemen sowieso de stappen die gelden vanuit de Wet Poortwachter, in samenspraak met de eigen onderwijsmanager en P&O-adviseur. Daarnaast bouwen we het heel rustig op. Kandidaten komen eerst eens kennismaken, puur een kopje koffie drinken en weer even op de hogeschool zijn. Een volgende stap is bijvoorbeeld administratief; de juiste e-mailadressen en andere contactgegevens opsnorren. Daarna volgen een belafspraak maken, en zelf een gesprekje met een student voeren. Zo werken we geleidelijk aan onze missie: van verbinding naar beweging.’

Van verbinding naar beweging

De AfstudeerZaak staat voor het herstellen van de verbinding tussen de hogeschool en studenten, en de verbinding tussen de hogeschool als werkgever en re-integrerende medewerkers. Waardoor zowel de studenten als de collega’s weer in beweging komen. Astrid: ‘Dat is nadrukkelijk ons hoofddoel. Is het contact met een student hersteld? Dan pakt de eigen opleiding de verdere begeleiding weer op. Is een re-integrerende collega na zijn of haar werkzaamheden voor De AfstudeerZaak weer bijna volledig hersteld? Dan gaat hij of zij geleidelijk weer terug naar het eigen werk, begeleid door de eigen leidinggevenden en P&O. Dat kan overigens de voormalige werkplek zijn, maar het kan ook betekenen dat er samen wordt gekeken naar een plek buiten de hogeschool, omdat dat beter past of voelt.’

Randvoorwaarden

In de praktijk zijn het vooral docenten die re-integreren via De AfstudeerZaak – zij zijn het vanuit hun vak al gewend om te coachen. Maar medewerkers uit ondersteunende of andere functies kunnen er ook terecht. Kandidaten worden aangedragen via bijvoorbeeld de onderwijsmanager of de P&O-adviseur. Manon: ‘We bekijken kritisch of re-integreren via De AfstudeerZaak bij iemand past. Krijg jij er energie van om contact te leggen met studenten? Dat is wel cruciaal voor je eigen herstel, dus daar overleggen we goed over met de re-integratieadviseur en de kandidaat.’ Astrid: ‘Daarnaast is het goed om te weten dat wij ons niet bemoeien met de inhoud van de opleidingen waar de langstudeerders aan verbonden zijn. De kandidaten die contact met de studenten leggen en hen gaan begeleiden, hebben dus een onafhankelijke, niet-beoordelende rol. Dit maakt het concept tegelijk heel breed toepasbaar.’

Bekostiging: van uren naar subsidie

Wat begon als een spontaan initiatief, kreeg steeds meer body. In eerste instantie kregen Astrid en Manon uren toegewezen vanuit de directie van de HRBS. Astrid: ‘Voor belangrijke thema’s moet je binnen de organisatie nou eenmaal uren vrijmaken. Het levert ook enorm veel op: medewerkers die vast zijn gelopen, keren duurzaam terug naar hun werkplek en studenten die uit de running zijn studeren alsnog af.’ Eind 2018 ontstond de officiële naam De AfstudeerZaak, waarmee ook binnen de hogeschool aan meer bekendheid kon worden gewerkt. Astrid: ‘In 2019 hebben we de Comenius-subsidie toegewezen gekregen voor onderwijs-innovatieprojecten. Een prachtige erkenning van het feit dat we goed bezig zijn. De subsidie heeft een looptijd van twee jaar, met de verplichting om ook onderzoek te doen naar de resultaten.’

Vast kernteam

Sinds 1 januari 2019 is er een vast kernteam dat De AfstudeerZaak draaiende houdt. Astrid en Manon zijn overkoepelend nog steeds de aanjagers. Manon staat in contact met de P&O-adviseurs; Astrid met de opleidingen. Daarnaast is er een vast klein team van drie parttime coachingsprofessionals, die de dagelijkse stabiele basis vormen voor zowel de re-integrerende medewerkers als de langstudeerders. Manon: ‘Zij zijn het eerste aanspreekpunt. Elke dag in de week is er wel iemand van hen aanwezig en bereikbaar. En het zijn doorgewinterde professionals op het gebied van coaching; aan die deskundigheid kregen we steeds meer behoefte.’

Van weerstand naar werkende aanpak

Al doende leert men en obstakels waren er ook. Astrid: ‘Vanuit de opleidingen was er wel weerstand; kan dat wel, een re-integrerende collega inzetten op deze manier? Die argwaan is er soms nog steeds hoor. Maar het kan dus echt, merken wij! Mits je voor een goede begeleiding zorgt.’ Manon: ‘Bij nieuwe initiatieven loop je vaak al snel tegen de factoren ‘tijd’ en ‘mankracht’ aan. Bij ons is juist door deze factoren, die normaal gesproken een obstakel kunnen vormen, dit concept ontstaan! Het kost in de praktijk enorm veel tijd om weer contact te zoeken en krijgen met langstudeerders. Die tijd heeft een opleiding niet. De AfstudeerZaak wél. Moet je iemand tien keer nabellen? Voor een re-integrerende collega biedt dat juist structuur en houvast. En wat geeft het een boost, als het dan uiteindelijk ook nog lukt.’

Opbrengsten

In de afgelopen 2,5 jaar zijn er maar liefst 125 studenten teruggekeerd naar de opleiding, richting afstuderen. Vijf collega’s zijn duurzaam teruggekeerd naar hun eigen werk binnen de hogeschool. En vijf collega’s zijn naar eigen wens en met succes extern uitgestroomd naar ander werk. Beide dames benadrukken daarnaast dat dankbaarheid nog wel de mooiste opbrengst is. ‘Het voelt oprecht goed om iets te kunnen doen voor iemand die het moeilijk heeft. Als je dan later een appje ontvangt van iemand die weer volledig aan het werk is, een stuk zelfbewuster dan voorheen, kun je daar bijna emotioneel van worden.’

Expertisegroep

De AfstudeerZaak is binnen één opleiding begonnen en groeit nu door naar andere opleidingen binnen Hogeschool Rotterdam. Inmiddels is er ook een expertisegroep opgestart rondom langstuderen. De kennis en ervaringen hierover werden nog niet breed gedeeld binnen de hogeschool. Astrid: ‘Wij zijn een mooi platform, een facilitator, die dit kan bundelen. Zo gaan we netwerkbijeenkomsten organiseren voor docenten die zich bezighouden met langstuderen.’

Eerste onderzoeksresultaten

Het kwalitatieve en kwantitatieve onderzoek naar de resultaten van De AfstudeerZaak loopt. Astrid: ‘De eerste uitkomsten tonen aan dat dit concept financieel-economische voordelen heeft voor de organisatie, dat het bijdraagt aan goed werkgeverschap én aan het studentenwelzijn. Ik durf zelfs te stellen dat ons concept zowel voor het mbo, hbo als wo toepasbaar is. Zeker omdat we ons niet met de onderwijsinhoud bemoeien, maar puur begeleiding aan de zijlijn verzorgen.’

Meer horen en samen leren?

Astrid en Manon werken nu aan verdere bekendheid binnen Hogeschool Rotterdam en durven ook al te dromen over landelijke bekendheid. Manon: ‘Stel je toch voor dat onze expertisegroep uitgroeit tot een landelijke expertisecentrum langstuderen!’ Astrid: ‘Daarnaast zijn wij meer dan bereid om persoonlijk langs te komen en meer uitleg te geven over De AfstudeerZaak aan geïnteresseerde hogescholen. Je hoeft het wiel niet drie keer uit te vinden. Wij delen onze ervaring met alle liefde én hebben daar zelf ook voordeel bij. We zijn namelijk erg benieuwd hoe dit concept op andere plekken landt. Dan leer je weer van elkaar.’

De AfstudeerZaak in een notendop? Bekijk dit filmpje