Druk, druk, druk. Wat kan een team daaraan doen?

Verstoringen en regelmogelijkheden

Na een introductie van het project bij het team in november 2021 was er meer dan voldoende animo onder de docenten om deel te nemen. Zeven docenten zijn in november en december geïnterviewd in het kader van de werkdrukdiagnose. Aan deze docenten is gevraagd in hoeverre de uit te voeren taken kunnen in de uren die daarvoor staan. En als dat niet kan, of zij regelmogelijkheden hebben om hun werk alsnog binnen de uren uit te voeren (kwantitatieve werkdruk). Daarnaast is het netwerk en het individuele werkproces van deze docenten onder de loep genomen. De  docenten gaven aan in hoeverre verstoringen (regelproblemen) plaatsvinden in het netwerk of werkproces en of zij regelmogelijkheden hebben om die verstoringen op te lossen (kwalitatieve werkdruk). Als docenten met verstoringen te maken hebben en niet over regelmogelijkheden beschikken, ontstaat er een knelpunt.

Continue worsteling tussen leveren van kwaliteit en het efficiënt mogelijk verzorgen van onderwijs

In de interviews viel op hoe betrokken de docenten zijn bij het onderwijs. Docenten willen kwaliteit leveren en studenten zo goed mogelijk bedienen. Ze geven echter aan dat dit niet altijd kan in de uren die je krijgt voor de uit te voeren taken. De verkregen uren in het ‘year work plan’ geven vaak niet de werkelijk gemaakte uren weer. Er is een continue worsteling tussen het leveren van kwaliteit en het zo efficiënt mogelijk verzorgen van onderwijs en andere taken.

Het productiehuis

Die worsteling wordt bijvoorbeeld duidelijk in het productiehuis. Binnen dit productiehuis bootst de opleiding de werkelijkheid na en werken studenten en coaches samen met de industrie. Ieder cohort aan studenten heeft één dag per week productiehuis. De ene coach is de hele dag in de weer om studenten zo goed mogelijk te bedienen. De andere coach is aanwezig bij de dag aftrap en de afsluiting van de dag en geeft daarnaast heel duidelijk zijn grenzen aan wanneer hij gedurende de dag beschikbaar is. Die laatste coach kan met pijn en moeite zijn werk doen binnen de beschikbaar gestelde uren. 

Versnipperd takenpakket

Een ander knelpunt, waar het gros van de docenten mee te maken krijgt, is een versnipperd takenpakket. Sommige docenten verzorgen meerdere modules in verschillende jaren van de bachelor en geven daarnaast les in de master en hebben allerlei coördinerende en/of bestuurlijke taken. Docenten geven aan dat een takenpakket bestaande uit vele kleine taken leidt tot kwantitatieve werkdruk: kleine taken kunnen vaak niet in de uren die daarvoor staan. Ook kwalitatieve werkdruk ligt op de loer: docenten werken met veel andere personen samen, waardoor zij een complex netwerk hebben en de kans op verstoringen toeneemt.

Feest van herkenning

Hierboven is slechts het topje van de ijsberg weergegeven. Binnen elke opleiding en dus ook binnen de opleiding Creative Business zijn legio knelpunten. In januari 2022 heeft een online terugkoppeling van die knelpunten plaatsgevonden aan het gehele team. Voor het team was dit een feest van herkenning en misschien ook wel erkenning: de werkdruk is hoog!

Twee knelpunten onder de loep 

Creatieve Business heeft besloten om in ieder geval twee knelpunten in het komende half jaar centraal te stellen en een poging te wagen om die op te lossen. Het gaat om a) roostering en inzetplanning; b) piekbelasting.

Brainstormen

In een brainstormsessie met een klein deel van het team is nader ingegaan op deze twee knelpunten. Per knelpunt is gekeken naar de aard van het probleem; de achterliggende oorzaken; wanneer het knelpunt zich voordoet; wie er bij betrokken zijn; en wat de gewenste situatie of het te bereiken doel is. Tijdens de brainstorm viel op hoe makkelijk het is om deze vragen over te slaan en direct het knelpunt op te lossen. Wat betreft roostering en inzetplanning is afgesproken om te onderzoeken of de verantwoordelijkheid voor dit proces kan worden neergelegd bij de vier teams binnen de opleiding. De teams worden dan eigenaar van dit knelpunt en kijken samen hoe ze het werk evenwichtiger over de docenten kunnen verdelen. Men denkt dat hierdoor ook de problematiek rondom piekbelasting aangepakt wordt. De knelpunten zijn nog lang niet allemaal opgelost, maar het begin is er!