Over data, informatie-uitwisseling en digitale vaardigheden

Een platform kiezen

Een belangrijk aandachtspunt bij hybride werken is dat iedereen meedoet, ongeacht waar hij/zij/hen werkt. Dat betekent dat de IT (software) overal toegankelijk moet zijn. Het is daarom slim om één platform te kiezen waarop iedereen op de campus maar ook thuis kan werken en vergaderen. Denk hierbij aan:

• Microsoft OneDrive
• Teams
• Google Workspace

Op het platform mag geen onderscheid in rechten bestaan (bijvoorbeeld geen toegang tot artikelen of rapportages op de thuiswerkplek), enkele uitzonderingen daargelaten vanuit veiligheidsoverwegingen.

Het is zinvol om te kiezen voor een systeem waar samen in kan worden gewerkt in plaats van veel losse stand alone systemen te gebruiken. Losse tools lijken soms op het eerste gezicht handig maar zijn veelal net weer iets anders ingericht, niet onderling verbonden en leiden tot nieuwe inlog-, autorisatie- en juridische vraagstukken.

Brede monitoring en big data oplossingen

Het inzetten en koppelen van data kan helpen bij het vinden van de juiste vorm van hybride werken. De Hanzehogeschool Groningen voert een pilot uit waarbij zij door middel van een softwaresysteem monitoren hoe hybride werken binnen de school wordt vormgegeven.

Medewerkers vullen online checklists en opties in rondom hybride werken. Hierdoor wordt bijvoorbeeld gemonitord of de thuiswerkplekken verbeteren wat betreft arbo-eisen. Iedere medewerker heeft inzage in het eigen profiel. Het profiel wordt ook gebruikt om de juiste vergoedingen aan te wijzen (bijvoorbeeld qua woon-werkverkeer) en ondersteuning te faciliteren (bijvoorbeeld een nieuwe bureaustoel voor thuis).

De hogeschool ziet veel potentie in het softwarematig monitoren van hybride keuzes die gemaakt worden. Zo zou de koppeling van deze data aan bijvoorbeeld de data over lokaalreserveringen een duidelijk beeld van onder/overzetting van de gebouwen kunnen bieden.Belangrijk bij dergelijke initiatieven is om rekening te houden met de regelgeving rond AVG en privacy.

Aanleren digitale vaardigheden

Tijdens de corona-lockdown in 2020 hebben scholen, en met name de docenten, in korte tijd hun dienstverlening online moeten voortzetten. De meeste docenten waren genoodzaakt nieuwe software/tools aan te leren om de lessen digitaal uit te voeren.

Uit onderzoek weten we dat een groep docenten het moeilijk vindt te werken met nieuwe tools en enige gêne voelen om dit met het team te delen. Daarom is het belangrijk dat alle collega’s de ruimte krijgen om hun digitale skills te verbeteren, bijvoorbeeld door middel van een cursus of door ondersteuning van een buddy.

Als het niveau niet voldoende op peil is, bijvoorbeeld de vaardigheden voor het gebruik van software en digitale tools, is de afstemming tussen collega’s niet optimaal met risico’s voor de taken en projecten als gevolg. Een eerste stap in het verbeteren van de digitale skills is het bespreekbaar maken hiervan en medewerkers (zonder waardeoordeel!) de ruimte te geven om hieraan te werken.