Over werkplekken en clean desk beleid

Aanvliegplekken

Veel hogescholen experimenteren met reserveringsmogelijkheden voor verschillende ruimtes op de campus. Op die manier weet de medewerker vooraf of er plek is in het gebouw/ het kantoor om in te werken. Het is slim een aantal plekken vrij te houden (niet te reserveren) voor medewerkers die kort even in het gebouw zijn, bijvoorbeeld voor een online les of fysieke meeting, en vervolgens naar huis gaan. Op deze ‘aanvliegplekken’ kunnen medewerkers direct terecht. Tegelijkertijd wordt hier een tijdslimiet aan verbonden (bijvoorbeeld maximaal 2 uur) zodat deze ook beschikbaar blijven voor collega’s die kort aanwezig zijn.

Incheckplekken

Een Nederlands verzekeringsbedrijf heeft een ‘heatmap’ gemaakt van waar alle collega’s wonen in Nederland, qua afstand tot het kantoor en reisbewegingen die zij wekelijks maken. Vanwege de invoering van het hybride werken besloot het management, in het kader van efficiënt werken, dat de tussentijdse (auto)reistijd maximaal een kwartier mocht bedragen. Daarom werden binnen een straal van vijftien autominuten een aantal kleine kantoorruimtes gehuurd. Medewerkers kunnen nu ten alle tijden ‘inchecken’ op deze werkplekken, als tussenstop tijdens de reis.

Een school kan dit voorbeeld overnemen door bijvoorbeeld werkplekken te huren waar medewerkers, die op dat moment ‘onderweg’ zijn, een tussenstop maken voor een online werkcollege of inchecken bij een online/hybride vergadering.

Rust, ruis en bruis werkplekken

De gemiddelde campus is meestal opgedeeld in klaslokalen en praktijkruimten, aangevuld met kantoortuinen en kantoorkamers voor het personeel. De hogeschool of het team kunnen, afhankelijk van de taken die moeten worden uitgevoerd, de ruimtes indelen aan de hand van de gewenste interactie. Denk daarbij aan de volgende drie varianten:

• op de ‘rust’ werkplek worden concentratietaken uitgevoerd. Onderlinge communicatie gebeurt bij voorkeur online (bijvoorbeeld chat).
• op de ‘ruis’ werkplek worden taken uitgevoerd waarbij kort kan worden afgestemd. De kantoortuin is hier een goed voorbeeld van.
• op de ‘bruis’ werkplek staat juist de interactie centraal. Denk hierbij aan brainstormen, vergaderen of een sociale bijeenkomst. Let erop dat het gaat om ‘interactief’ bruisen. Voor teams die veel met anderen moeten (video)bellen is het raadzaam hiervoor losse cellen in te richten.

Clean desk beleid

Hogescholen die over veel kantoortuinen beschikken maken meestal gebruik van de clean desk policy (geen spullen achterlaten op de werkplek). Bij hybride werken wordt dit nog belangrijker omdat de werkplek veelal door meerdere collega’s wordt gebruikt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat docenten en medewerkers een kastje of kluisje hebben waar ze hun spullen (headset, boeken, tentamens etc.) kunnen bewaren.