Effectief functioneren van teams binnen het hbo

Karin: “Eigenlijk begint het met de vraag; moet er wel echt in een team worden gewerkt? Veel hogescholen én teams kunnen daar vooraf nog beter over nadenken. Wat moet een team opleveren; is er een duidelijke gezamenlijke doelstelling? Het is zelden nodig om al het werk binnen een hogeschool in teams uit te voeren. Als het niet nodig en niet effectief is om in een team te werken, doe het dan niet. Kunnen docenten bijvoorbeeld prima los van elkaar hun vakken verzorgen? Dan zou een team oprichten alleen maar een extra belasting voor de docenten betekenen.” Zeker bij vakoverstijgend samenwerken, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over de noodzaak van teams.

Maak alleen een team van mensen die ook echt iets met elkaar ‘moeten’ 

Randvoorwaarden voor een goed team

Vaak is teamwerk wél noodzakelijk. Helaas blijken veel teams in de praktijk niet goed ingericht te zijn. Karin: “De randvoorwaarden voor een goed team ontbreken dan. Zo zijn teams in de hbo-praktijk vaak heel groot en dan spreek ik over meer dan tien personen. Dat maakt het lastig om goed samen te werken – helemaal in deze tijden waarin teams digitaal en op afstand samenwerken.” Naast omvang zijn er nog twee belangrijke randvoorwaarden voor goed teamwerk: een heldere teamdoelstelling, waaraan iedereen zichzelf verbindt. Karin: “En maak alleen een team van mensen die ook echt iets met elkaar ‘moeten’.”

Wat kan én wil iedereen?

Binnen een team zitten altijd een aantal verschillende individuen bij elkaar, met verschillende talenten. Karin: “Elkaars kwaliteiten kennen is zo belangrijk; verken welke talenten er zijn binnen je team. Kijk goed naar wat iedereen kan én wil. Probeer de taken binnen je team vervolgens helder te verdelen, op basis van de gemeenschappelijke teamdoelstelling.”

Teamontwikkeling

Wil je je teamopgave nog beter en efficiënter realiseren, dan speelt de professionele dialoog een belangrijke rol. Karin: “Bespreek regelmatig elkaars functioneren. Wat gaat goed als team? Wat kan beter? Wijs niet naar elkaar als er iets misgaat, maar bespreek sámen: wat ging er nu eigenlijk mis? Hoe gaan we dit gezamenlijk oplossen? Wie vervult welke rol en gaat dat goed, of willen we het anders?”

Succesvolle leidinggevenden gaan ervan uit dat zij het niet per se weten en kunnen, maar dat het team het weet en kan. En dat zij het team alleen zo nodig hoeven te ondersteunen. 

Teamgericht leidinggeven

Leidinggevenden kunnen in dit geheel een mooie rol vervullen. Dit vraagt tegelijk een bepaalde mindset. Karin: “Gespreid leiderschap – werken vanuit eigen aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden – werkt vaak goed maar ontstaat meestal niet vanzelf. Een ondersteunende structuur is daarvoor nodig. Als leidinggevende hoef je dus niet alles te weten en kunnen. Succesvolle leidinggevenden gaan ervan uit dat zij het niet per se weten en kunnen, maar dat het team het weet en kan. En dat zij het team alleen zo nodig hoeven te ondersteunen. Stuur dan zoveel mogelijk het team aan en niet (alleen) de losse individuen.”

Teamwerken in coronatijd

De coronatijd betekent een extra uitdaging voor teams; er is extra veel te organiseren, regelen en uitproberen. Hoe ontmoet je elkaar en houd je binding met elkaar? Karin: “Juist nu is het daarom nóg belangrijker om als organisatie te bepalen welk werk echt in teams uitgewerkt moet worden, om je teams niet te groot te maken en een helder doel mee te geven. Tegen teamleden zou ik willen zeggen: ga eens met elkaar het gesprek aan over hoe het op dit moment eigenlijk gaat. Gaat het goed of wil je het anders?”

Blijf experimenteren!

Karin Derksen gelooft dat we deels op afstand zullen blijven samenwerken in de toekomst. Karin: “Je energie steken in dingen uitproberen is dus sowieso heel waardevol. Probeer eens om taken in het team bij subgroepen te beleggen en wissel van groepen zodra een taak is afgerond.

In zo’n kleiner verband blijf je gemakkelijker in verbinding en heb je meer het gevoel, ook op afstand, dat je samen aan het werk bent. Evalueer regelmatig wat voor je team goed en minder goed werkt, ook in het op afstand samenwerken.”