Aanpak werkdruk: van PMO naar gerichte interventies mét hulp van externe blik
De Haagse Hogeschool
Meer informatie
Net als veel andere hogescholen voerde De Haagse Hogeschool de afgelopen jaren diverse onderzoeken uit, die leidden tot diverse acties om de vitaliteit en (duurzame) inzetbaarheid van medewerkers te verhogen en de werkdruk en het verzuim te verlagen. In 2017 vond een RI&E plaats. Met name werkdruk en fysieke klachten bleken belangrijke aandachtspunten. De hogeschool besloot een verdiepend onderzoek uit te voeren op de psychosociale arbeidsbelasting, tegelijk met het MTO in 2018. Veel aandachtspunten kwamen hieruit naar voren, waaronder ook heel praktische zoals onder meer een gebrek aan concentratiewerkplekken, wat de werkdruk niet ten goede komt. En slechte vervanging tijdens het verzuim van zieke medewerkers.
Scala aan maatregelen
Ingrid Benda: ‘Naar aanleiding van deze onderzoeken hebben we een breed scala aan maatregelen uitgevoerd. Zo is er een nieuwe Arbodienst aangetrokken met een benadering die ons meer aansprak. We hebben een verzuimvolgsysteem geïmplementeerd. Er is een huisvestingsplan (‘Het Haagse Werken’), waarin met alle teams wordt overlegd over hun wensen en eisen ten aanzien van hun werkomgeving. We hebben geïnvesteerd in teamontwikkeling, leiderschap en diverse workshops zoals timemanagement en Werk-privébalanshantering georganiseerd voor medewerkers. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van een DI-budget en een persoonlijk budget decentrale arbeidsvoorwaardenmiddelen dat onder andere besteed kan worden aan het verhogen van de vitaliteit.’
Naar aanleiding van de cao-afspraak rondom werkdrukbeleid formuleerde de hogeschool de aanpak werkdruk ‘Van werkdruk naar werkgeluk‘. Ingrid: ‘Door de aanpak van werkdruk zal het werkgeluk toenemen. Hiermee benaderen het onderwerp werkdruk ook positief en richten ons niet alleen op de bekende stressoren maar ook heel bewust op de energiebronnen voor medewerkers.’
Nader inzoomen met Preventief Medisch Onderzoek
De Haagse Hogeschool had behoefte aan een gerichte aanpak. Ingrid: ‘Een RI&E geeft je globaal inzicht in risico’s. Een MTO is anoniem. Vanuit de RI&E werd ons geadviseerd een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uit te voeren. Het voordeel hiervan is dat je het aan iedereen kunt aanbieden en elke deelnemer van een persoonlijk advies kunt laten voorzien. En dus ook iedereen persoonlijk de vraag kunt voorleggen waar men nou specifiek behoefte aan heeft. Precies dát wilden we graag scherper krijgen. Want pas dan kun je je aanbod goed daarop afstemmen.’
Najaar 2019 vond het PMO plaats. Circa 50% van de medewerkers nam deel. Ingrid: ‘De resultaten geven dus geen volledig beeld van de organisatie, maar we durven ze wel voorzichtig te interpreteren als representatief.’ In de PMO-vragenlijst is specifiek ingezoomd op de persoonlijke gezondheid van medewerkers, op hun inzetbaarheid en hun werkbeleving – waaronder werkdruk en stress. Alle deelnemers krijgen na afloop van het onderzoek een individueel advies. Dat kan variëren van heel praktisch; maak gebruik van de beeldschermbrilregeling als je zicht op de computer onvoldoende is, tot bijvoorbeeld de inzet van een (leefstijl) coach. Daarnaast ontvangt de hogeschool een (anoniem) rapport van de PMO-uitkomsten op organisatie-, faculteit- en dienstniveau.
Externe blik gewenst
Op het moment van spreken is de definitieve rapportage nog in de maak. Maar de hogeschool kijkt ondertussen al wel verder. Ingrid: ‘Wij willen de PMO-resultaten goed gebruiken en de juiste acties gaan ondernemen. Daarbij hebben we besloten om extern advies in te winnen. Onze hamvraag is: zetten wij nu de juiste middelen in? Want we doen al een heleboel! We maken gebruik van veel interventies uit het Livvit-pakket. Hoe kunnen we dit pakket nog beter benutten? En zien we misschien nog zaken over het hoofd? Wij laten ons kortom graag goed adviseren over de interventies en activiteiten die wij naast de al bestaande interventies op kunnen nemen in ons aanbod voor medewerkers. En kiezen bewust voor een externe en dus frisse blik.’
Stimuleringsregeling benut
De hogeschool vroeg de Stimuleringsregeling ‘Aanpakken van werkdruk’ bij Zestor aan. Ingrid: ‘Op basis van deze regeling schakelen we de expertise van Mercer in om ons te adviseren op basis van de PMO-resultaten. Eén van hun professionals denkt nu met ons mee. Wat we heel belangrijk vinden is dat de aanpak straks aansluit bij onze aanpak werkdruk. Die is voor ons toch wel een bindende factor. Verder vinden we het belangrijk dat acties niet door HRM of het CvB worden opgelegd, maar echt goed aansluiten op de vraag van medewerkers. Een goede werkdrukaanpak vraagt maatwerk. Daar kan Mercer ons hopelijk bij helpen.’
Waar liggen de grootste behoeftes?
Een klein inkijkje in de behoeftes van de medewerkers kan ze al wel geven. ‘Een goede omgang met collega’s en leidinggevenden is heel belangrijk om je werk prettig te kunnen doen. Waar afdelingen bijvoorbeeld moesten inkrimpen, ontstonden op dat vlak nog wel eens spanningen. Verder blijven de werkhoeveelheid en het werktempo hot items. Met name docenten hebben regelmatig het gevoel geleefd te worden. Zij ervaren minder regelmogelijkheden binnen hun strakke schema’s. We willen graag kijken hoe we zowel individuen als teams nog beter kunnen ondersteunen met trainingen, coaching en andere tools. Ook willen we goede gesprekken ondersteunen tussen leidinggevenden en medewerkers over werkdruk, werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.’
Tips voor andere hogescholen
Als projectleider van de uitvoering van het PMO heeft ze nog enkele tips voor hogescholen die ook een dergelijk onderzoek willen uitvoeren:
- ‘Een PMO wordt vaak in plukjes uitgevoerd; een x aantal medewerkers vult dan een vragenlijst in. Wij hebben iederéén de kans gegeven om deel te nemen. Zo krijg je de stand van zaken in de hele organisatie in beeld.’
- ‘Zorg ervoor dat je op basis van een PMO kunt benchmarken met andere organisaties, liefst met andere hogescholen. Dit kun je laten inbouwen door de partij die het onderzoek uitvoert.’
- ‘Een PMO wordt vaak heel individualistisch ingezet. Ik zie er juist de meerwaarde van om anonieme resultaten óók te gebruiken om je als organisatie weer een stukje verder te brengen.’
Tot slot
Een meer algemene tip tot slot: ‘In hbo-land is de aandacht vaak gericht op de studenten. Dat geldt net zo goed voor onze hogeschool. Aandacht voor je medewerkers is net zo belangrijk; goed met elkaar blijven communiceren, ook over zaken als werkdruk en werkgeluk. Daar zijn we ons van bewust. Wij gebruiken daarvoor ons Medewerkersnet, teambijeenkomsten en nieuwsbrieven op faculteitsniveau. En we praten leidinggevenden regelmatig bij over de nieuwste uitkomsten en ontwikkelingen.’