-
Het organisatieklimaat is het beeld dat werknemers hebben over direct zichtbare of merkbare zaken in de organisatie, zoals het beleid, werkprocessen of de manier waarop men met elkaar omgaat. Omdat het om zichtbare zaken gaat, is het organisatieklimaat makkelijker aan te pakken dan organisatiecultuur. Een positief organisatieklimaat bevordert een gezonde en productieve werkomgeving waarin medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn, terwijl een negatief organisatieklimaat kan leiden tot ontevredenheid, stress en verminderde prestaties. Daarom is het van belang om actief te werken aan het organisatieklimaat.
Toch komt het er in de waan van de dag vaak onvoldoende van om aandacht te schenken aan het in kaart brengen en oplossen van verbetermogelijkheden. Hiervoor is InDialoog ontwikkeld: een aanpak om binnen teams en tussen teams en management de dialoog te voeren om samen te komen tot oplossingen voor knelpunten en te werken aan verbetering van het organisatieklimaat. InDialoog helpt om een positieve en ondersteunende cultuur te cultiveren waarin teams kunnen gedijen en effectiever hun doelen bereiken.
In de zorgsector is door IZZ een dialoogmethodiek ontwikkeld om met het team gezond werken te stimuleren. Aan de basis hiervan staat het promotieonderzoek van Babette Bronckhorst. De methode is door haar als onderdeel van het promotieonderzoek in samenwerking met IZZ ontworpen en heeft als doel om een open en veilige omgeving te creëren waarin zorgverleners vrijelijk kunnen communiceren, reflecteren op hun ervaringen, feedback kunnen geven en ontvangen, en samen oplossingen kunnen vinden voor problemen die van invloed zijn op de zorgverlening. Indialoog faciliteert gestructureerde dialogen en schept kansen om op basis van deze dialogen verbeteringen te implementeren
De methode is als onderdeel van het genoemde promotieonderzoek grondig wetenschappelijk getest door de Erasmus Universiteit Rotterdam om haar effectiviteit te waarborgen. De studie omvatte vele teams in verschillende zorginstellingen waar de methode werd geïmplementeerd en geëvalueerd. De methode bleek te werken: er werden significante verbeteringen waargenomen op de beleving van een gezond en veilig organisatieklimaat. Daarnaast heeft de aanpak ook een gunstige uitwerking op het gedrag en de gezondheid van medewerkers, op het zelforganiserend vermogen en op verzuim en kwaliteit van zorg in het team. Inmiddels wordt InDialoog op grote schaal ingezet bij vele zorginstellingen. Met haar bewezen resultaten en gestructureerde aanpak is de Indialoogmethode een waardevolle toevoeging aan het arsenaal van tools voor zorginstellingen die streven naar continue verbetering en excellentie in zorgverlening.
InDialoog in het hbo
een methode voor teams die samen willen werken aan de verbetering van hun organisatieklimaat
Pilots InDialoog in het hbo
Gezien de successen die InDialoog in de zorgsector heeft geboekt, heeft Zestor de InDialoogaanpak met een handreiking geïntroduceerd in het hbo. Hierbij hebben we ingespeeld op de wens van verschillende hogescholen om de aanpak eigen te maken en in hun hogeschool te implementeren. Hogescholen kregen de mogelijkheid om deel te nemen aan een train-de-trainertraject. In dit traject is in de praktijk getest hoe bruikbaar de methode is voor de hbo-praktijk en wat er nodig is om de methode succesvol in een hogeschool te realiseren.
Projectleiders van drie hogescholen hebben de train-de-trainer gevolgd en hebben de methodiek geïntroduceerd in de vorm van pilots binnen hun hogeschool. Zij hebben daarvoor teams geselecteerd en deze voorbereid om de methode toe te passen. Ook zijn leidinggevenden en een interne teamcoach getraind op het begeleiden van teamdialoog. Per team hebben er —conform de methodiek— drie sessies plaatsgevonden waaraan ook de naaste hogere leidinggevende aan het einde van het overleg of op een apart moment aanhaakte. De deelnemers aan de pilots zijn met regelmaat bijeengekomen om samen met Zestor de voortgang te bespreken, om praktijkervaringen te delen en de condities voor een succesvolle implementatie van InDialoog te bepalen.
Beschrijving van de methode
InDialoog is een interventie in drie stappen om binnen teams samen in dialoog oplossingen te bedenken voor problemen en uitdagingen die energie vreten in de uitoefening van het werk, en het handelingsperspectief van het team te vergroten. In de aanpak worden teams geselecteerd, worden teamleiders geschoold en wordt in de teams, onder begeleiding door de teamleiders, een open dialoog gevoerd.
Die dialoog wordt stapsgewijs als volgt uitgevoerd:
- Stap 1 Teampeiling
Teamleden bereiden zich voor op de dialoog door een korte peiling die ingaat op factoren die werkplezier kunnen stimuleren of belemmeren. Teamleiders worden getraind om hun rol als discussieleider te versterken. - Stap 2 Teamdialoog
Het team bespreekt samen met de teamleider de uitkomsten van de peiling in een oplossingsgerichte dialoog. Samen formuleren ze acties om het werkplezier te vergroten en energievreters weg te nemen. - Stap 3 Bestuurder op de werkvloer
In een open gesprek bespreekt het team met een bestuurder of directielid de uitkomst van de teamdialoog en welke acties er nodig zijn. De bestuurder neemt ondersteunende besluiten en maakt daarbij gebruik van de expertise van het team.
Deze cyclus wordt binnen een periode van enkele maanden drie keer doorlopen en de uitkomsten worden geborgd. Bij elke stap en bij elke ronde krijgen de deelnemers professionele begeleiding om het gesprek op een goede manier te laten verlopen. Na korte tijd beheersen zij zelf de gesprekstechnieken. Zo wordt de werkwijze meer eigen gemaakt, zijn teamleden beter in staat om zelf energievreters op te lossen en zullen leidinggevenden (mede door ondersteunende training en evaluatie) verder groeien in teamcoaching.
Inzichten: vertragen om te verbeteren
Inmiddels zijn de pilots afgerond en geëvalueerd. Dit heeft de volgende inzichten opgeleverd:
- De methodiek is interessant en kan uitstekend aansluiten bij de context van een hogeschool. Het is een goede manier om teams uit te nodigen om met elkaar over het werkklimaat (=niet-werkinhoudelijk) in gesprek te gaan.
- De methodiek geeft teams meer eigenaarschap om hun eigen werkklimaat te verbeteren.
- InDialoog valt en staat bij betrokkenheid, zowel vanuit de organisatietop als bij de teams en teamleiders. Andere prioriteiten en de waan van alle dag vormen een risico voor die betrokkenheid.
- Het voeren van dialooggesprekken kost weliswaar tijd, maar is een waardevolle investering. Teamleden die opzagen tegen het moeten vrijmaken van hun agenda gaven achteraf aan dat juist het ‘vertragende karakter’ van de bijeenkomsten heeft bijgedragen aan goede opbrengsten.
- Leidinggevenden trainen in de rol van teamcoach is noodzakelijk. Leidinggevenden ervaren dat het veel kan opleveren om met elkaar aandacht te besteden aan aspecten die een risico vormen voor het werkplezier. Het besef dat het best moeilijk is om niet als leidinggevende, maar als coach met je teamleden te spreken wordt als waardevol ervaren.
- Het is raadzaam de methode in te zetten in teams die voldoen aan de randvoorwaarden van teamwerk en die voldoende stabiel en teamvolwassen zijn.
- De in de handreiking genoemde succesvoorwaarden en randvoorwaarden bleken ook in de praktijk van de pilots van belang te zijn.
- InDialoog werd aanvankelijk vooral gezien als instrument tegen werkdruk, maar is ook op allerlei andere thema’s in te zetten.
Aandachtspunten:
- Logistieke uitdagingen, zoals agendaperikelen bij het organiseren van een kick-offmoment, waarbij naast deelnemende teams ook de directeur aanwezig moest zijn.
- Het organiseren van teampeilingen gaf praktische problemen (systemen, uitvoerbaarheid, privacy). Bovendien ervoeren de deelnemers dat deze peilingen niet veel meerwaarde hadden voor het voorbereiden en vormgeven van de dialoogsessies.
In conclusie: InDialoog sluit uitstekend aan bij de beweging in veel hogescholen om teams te begeleiden naar toenemende zelfsturing. De methodiek vraagt wel tijd en energie van verschillende betrokkenen, vereist een goede voorbereiding, een op de eigen hogeschool toegesneden ontwerp en een effectieve implementatie. Hogescholen die hiermee aan de slag willen, kunnen gebruikmaken van de inzichten en tools die de pilots hebben opgeleverd.
Downloads
Meer weten?
