Over communicatievormen

Radiozender

Het creëren en coördineren van de informatie-uitwisseling is een belangrijk thema binnen hybride werken. Met name de afstemming tussen teams en afdelingen kan in hybride vorm complex worden. Daarom koos een grote organisatie ervoor om een eigen ‘radiozender’ te beginnen. Deze zender informeert medewerkers over zaken die organisatiebreed spelen. Zo worden er bijvoorbeeld podcasts opgenomen waarin gesproken wordt over de strategische speerpunten inclusief de programma’s die daaronder vallen. Daarnaast worden er updates gegeven vanuit HR, bijvoorbeeld over nieuw trainingsaanbod en worden er interviews uitgezonden met medewerkers ‘op de vloer’ zodat iedereen een inkijkje krijgt in wat er op die afdeling gebeurt. De zender wordt live gestreamd en is voor alle medewerkers toegankelijk op de eigen laptop.

Hybride game

Wat de transitie naar hybride werken lastig maakt is dat de consequenties van de hybride keuzes voor de meeste teams nog niet te overzien zijn. Past bijvoorbeeld een hybride vergadering bij de werkwijze of gaat het online of juist fysiek vergaderen het team veel beter af? Is het slim te werken in sub-teams of kan het team als geheel ook makkelijk taken uitvoeren, bijvoorbeeld een brainstorm of evaluatie? Daarom is het slim de teams eerst ‘live’ te laten ervaren wat bij hun past en wat niet, voordat zij overgaan tot afspraken maken. Ondersteuning daarbij kan laagdrempelig worden aangeboden in de vorm van een hybride game.

Enkele organisaties bieden dit aan, onder andere ProRail en de gemeente Amsterdam. Ook de Hogeschool van Amsterdam werkt met een game waar teams zich voor kunnen aanmelden. Deze game wordt op de campus gespeeld waarbij het team wordt verdeeld in campuswerkers (samen in de vergaderzaal) en thuiswerkers (individueel geplaatst in werkcellen). De voordelen van de game:

• door eerst hybride keuzes te maken (bijvoorbeeld over manier van vergaderen en afstemmen) en die te oefenen in een opdracht, wordt direct duidelijk wat goed bij het team past en wat niet.
• de teamleden worden bewust gemaakt van de vaardigheden die het van hen vraagt om goed hybride samen te werken, zoals het goed beheersen van bepaalde softwaretools en het belang van een goede structuur en voorbereiding bij een gezamenlijke opdracht.
• de ervaringen kunnen het gesprek over de geschikte werkvorm (stap 3) aanzienlijk duidelijker maken.