Menu Sluit

Stap 3 - Bepaal een geschikte hybride werkvorm

Header image
Deze stap helpt je om samen met je team tot een gekozen hybride werkvorm te komen en deze in praktijk te brengen.

Roadmap hybride werken

De hybride dialoog

In de vorige stap werden de belangrijkste kaders en behoeften opgehaald waar het team zich toe heeft te verhouden. Dit bepaalt de bewegingsvrijheid waarbinnen het team zelf hybride keuzes en afspraken kan maken wat betreft de meest passende hybride werkvorm. De werkvorm is een beschrijving van de uitgangspunten gebaseerd op de belangrijkste keuzes en afspraken die passen bij het teamdoel, de kaders en de behoeften van teamleden. Het gesprek hierover wordt verder de ‘hybride dialoog’ genoemd.

Ervaring leert dat je hier tenminste een halve dag voor moet vrijmaken. De hybride dialoog kun je het beste vormgeven volgens een vaste volgorde. Hieronder vind je een een voorbeeld van een agenda die eventueel gebruikt kan worden voor de hybride dialoog. Per agendapunt wordt een korte toelichting gegeven:

  • De teamdoelstelling is de uitwerking van de gezamenlijke opdracht die het team heeft gekregen binnen de organisatie. Daarom moet het voor alle leden duidelijk zijn wat het doel is (of de belangrijkste doelen zijn) die het team nastreeft. Het teamdoel wordt als ‘klankbord’ gebruikt bij de hybride dialoog: bij de keuzes en afspraken die worden gemaakt moet duidelijk zijn wat deze bijdragen aan het teamdoel. Als er keuzes worden gemaakt die de bijdrage lastiger maken, is het belangrijk deze te heroverwegen of hier oplossingen voor te verzinnen. 


    Tip!

    Laat je dialoog begeleiden

    Werk indien mogelijk met een externe voorzitter. Er moeten in korte tijd veel belangrijke zaken worden besproken, daarom is een procesbewaker van groot belang. Het is fijn als dat iemand van buiten het team is, zodat de teamleden zich volledig kunnen richten op de inhoud van de dialoog.

  • Als voorbereiding op de dialoog worden de documenten uit stap twee gepresenteerd; de kaders waar het team rekening mee moet houden en de persoonlijke behoeften (zie tool 1 - 'Inventariseren van kaders en persoonlijke behoeftes'). Ook hierbij is aan te bevelen niet over de gepresenteerde resultaten in discussie te gaan (tenzij er bijvoorbeeld een feitelijke fout in een kader zit, zoals de beschikbare ruimte in het gebouw). Dit leidt alleen maar af van de discussie die gevoerd moet worden.

  • Vervolgens gaat het team met elkaar in gesprek, door te reflecteren op de gepresenteerde kaders en behoeften. Allereerst over de bewegingsruimte die er bestaat binnen de kaders. Worden er bijvoorbeeld sterke eisen gesteld door de directie? Of word je vanwege je functie overwegend op campus verwacht? Dan is de bewegingsruimte beperkt. Als het team het grotendeels zelf voor het zeggen heeft, bestaat er meer bewegingsruimte en ruimte voor dialoog.

    Het resultaat van deze reflectie wordt afgezet tegen de behoeften: past de gemene deler van behoeften bij de kaders? Is het bijvoorbeeld mogelijk om donderdag op campus te (blijven) vergaderen of kan dat niet vanwege de individuele lesroosters of omdat dan alle ruimtes gereserveerd zijn? Deze discussie leidt uiteindelijk tot een aantal uitgangspunten. Daarbij wordt geadviseerd om in ieder geval afspraken te maken over:

    • de dagen/ het percentage van de werkweek, waarop teamleden op de campus worden/wordt verwacht
    • welke team- of individuele taken alleen op campus worden gedaan (en dus niet online)
    • of vergaderingen fysiek of hybride (of in combinatie) worden gehouden, wanneer, in welke frequentie
    • hoe besluiten worden genomen in hybride vorm
    • hoe aansturing plaatsvindt in hybride vorm
    • hoe de afstemming plaatsvindt met andere teams waar veel mee wordt samengewerkt
    • op welke manier er aandacht blijft voor kennisdeling en sociale interactie


    Tip!

    Houd fysieke stelregels aan

    Het bepalen van welke activiteiten persé op locatie moeten plaatsvinden kan onderling veel discussie opleveren. Om deze discussie te stroomlijnen is het raadzaam om de volgende drie stelregels aan te houden: 

    1. Bijeenkomsten waarbij emoties worden verwacht zijn altijd fysiek van aard. Bijvoorbeeld een persoonlijk- of een beoordelingsgesprek zijn erg lastig online te voeren omdat de non-verbale signalen belangrijk zijn en er aandacht moet zijn voor sfeer en empathie.
    2. Bijeenkomsten met een hoog abstractieniveau zijn fysiek van aard. Bijvoorbeeld, een discussie over strategie waarbij er snel en veel moet worden geschakeld tussen de leden.
    3. Bijeenkomsten waarbij creativiteit komt kijken zijn fysiek van aard. Bijvoorbeeld een brainstorm, waarbij er veel geschakeld wordt tussen de leden en waarbij het voelen van ‘creatieve energie’ belangrijk is om anders of groots te denken en vrij op elkaar te associëren.

  • Nadat de belangrijkste uitgangspunten en afspraken zijn vastgesteld en beschreven, bijvoorbeeld op een flipover, is het belangrijk dat alle teamleden hun akkoord geven op deze afspraken. Als er ‘losse eindjes’ blijven bestaan, of teamleden zich hier niet (geheel) over uitspreken, bestaat het risico dat op een later moment het hele team opnieuw naar de tekentafel moet om te kijken wat het beste past.

  • Tenslotte bespreekt het team hoe de gekozen hybride werkvorm in de praktijk kan worden gebracht. Daarbij wordt het verschil tussen de huidige en de gewenste (hybride) situatie besproken en bedacht welke acties nodig zijn om de hybride vorm daadwerkelijk werkend te krijgen. Daarnaast kunnen oplossingen worden bedacht voor nieuwe aandachtspunten, zoals de manier van onderling kennis delen en aanpassingen maken die nodig zijn in de ruimte, bijvoorbeeld het eigen kantoor of onderzoeksruimte.

 

 Voorbeeldcasus

 

 

De leden van een HR-team stellen een projectgroepje op dat de kaders inventariseert die belangrijk zijn voor de te kiezen hybride werkvorm (tool 1 'Inventariseren van kaders en persoonlijke behoeftes'). De uitgangspunten die binnen de organisatie zijn geformuleerd vormen daarbij het vertrekpunt. Andere informatie die in de kaders wordt toegevoegd is onder andere:

  • de behoefte van contact met hun interne klanten (fysiek of digitaal)
  • de visie van de organisatie
  • keuzes die andere HR-teams van andere faculteiten hebben gemaakt
  • het nieuwe plan rondom de aanstaande verbouwing van het pand.

In voorbereiding op de hybride dialoog houden alle teamleden gedurende een week hun taken/activiteiten en ingezette uren bij in een werktabel, waarna zij turven welke taken zij liever op de campus of thuis uitvoeren (dit is onderdeel van de individuele behoeften die worden uitgevraagd in de behoeftenscan van tool 1).

De dialoog wordt gestart met de presentatie van de kaders en een rapportage van de behoeften. De medewerkers bekijken de resultaten en bespreken onderling welke mogelijkheden er bestaan. Uiteindelijk worden er drie ‘scenario’s’ bedacht die passen bij het team. Vervolgens wordt er gestemd over welk scenario wordt uitgewerkt. Het gekozen scenario voor de hybride werkvorm wordt op een werkflip uitgeschreven. Het luidt als volgt:

 “Teambijeenkomsten, langer durende taken waarbij veel onderlinge afstemming en afstemming met andere (keten)teams nodig is, doen we op locatie. Daarbij hoort een (voor iedereen verplichte) fysieke vergadering van een uur op donderdag met een (facultatieve) lunch voor wie samen wil eten. De vergadering wordt aangevuld met een virtuele ‘stand-up’ op maandag en op woensdagochtend. Verder zijn teamleden vrij om thuis of op locatie te werken. De kantoorruimte wordt ingericht in een ‘rust’ en ‘rumoer’-deel. Voor langere individuele online afstemming wordt gebruikgemaakt van een kantoorcel.

 

 

Reflectievragen 

 

  • Hoe beschrijven we de hybride werkvorm die past bij de kaders en de behoeftes?
    • waar moeten we dan afspraken over maken?
    • wat zijn de belangrijkste aandachtspunten die we vervolgens moeten bespreken?
  • Is de gekozen hybride werkvorm duidelijk? Bestaan er geen losse eindjes?
  • Past deze hybride werkvorm bij ons teamdoel? Ontstaan er dan nieuwe aandachtspunten?
  • Is iedereen akkoord met de gemaakte keuzes, uitgangspunten en afspraken?
  • Zijn de belangrijkste acties verdeeld om de hybride werkvorm uit te werken?