Werkdruk hanteerbaar maken op de korte en lange termijn - timemanagement voor docenten

René heeft hij z’n eigen onderwijsadviesbureau, verzorgt vele trainingen voor onderwijsinstellingen (zowel voortgezet onderwijs als hbo) en werkt nog steeds één dag in de week als docent, bij Hogeschool Rotterdam. Hij is auteur van diverse boeken voor en over het onderwijs, waaronder Timemanagement voor docenten.

Wat was voor jou de aanleiding om dit boek te schrijven?

‘Ik ben ooit gestart als werkvoorbereider bij een machinefabriek. In de fabriek startten we nooit zomaar een project op. We dachten vooraf goed na over de benodigde machines, monteurs, onderdelen, reparatietijd enzovoort. Toen ik later in het onderwijs ging werken, moest ik daaraan terugdenken. In het onderwijs zag ik geen werkvoorbereiders maar alleen werkaannemers, die alles uitvoerbaar achtten. Ik ben eens gaan inzoomen op de kerntaken voor docenten. Dat zijn er nogal wat! Onderwijzen, vergaderen, toetsen, coachen, begeleiden… Bovendien is er de piekbelasting, en helaas komt binnen het onderwijs ook structurele overbelasting voor. Vanuit mijn eigen ervaringen als docent én mijn jarenlange ervaring als lerarenopleider wilde ik een methode ontwikkelen die docenten en onderwijsteams in staat stelt om werkdruk in beeld te brengen en te lijf te gaan. Dankzij een andere manier van werken, door keuzes te maken en slimmer te werken. Bij de totstandkoming van het boek zijn zowel de algemene onderwijsbond (AOB) als een aantal hogescholen betrokken geweest.’

Wat is de kern van de methode, dus het boek en het spel?

‘Zowel boek als spel gaan in op wat er te veranderen is op individueel, collegiaal/team- als opleidingsniveau. Elk hoofdstuk van het boek zoomt in op een kerntaak van docenten aan de hand van een praktijkcase met bijbehorende dilemma’s. Daarna volgen verdieping en concrete tips om efficiënter te werken. Het spel bestaat uit een set kaarten waarmee je op speelse wijze met elkaar over werkdruk en timemanagement kunt praten. Tijdens een studiedag bijvoorbeeld. De kaarten bevatten prikkelende dilemma’s uit de praktijk, zoals: ‘Wat doe je als deeltijddocent als je vergaderingen niet bijwoont, maar wel geïnformeerd wilt worden?’ Of: ‘Wat doen jullie als team met slechte secretariële (menselijke of softwarematige) ondersteuning?’ In het bijbehorende werkboek staat bij elk dilemma een aantal tips – in totaal 336 stuks. Ter inspiratie, en om als docent of team te bepalen of en hoe je ze gaat doorvoeren.’

Voor wie is deze methode bedoeld?

‘Primair zijn het boek en spel bestemd voor docenten en opleidingsmanagers. Maar ze zijn ook inzetbaar door docentcoaches, opleiders van hogeschooldocenten, teamleiders en HR-afdelingen. Daarnaast kan de methode interessant zijn voor directies en besturen, zij zijn uiteindelijk de beslissers. Want tips en tools zijn leuk, maar er moet uiteindelijk wel wat mee gebeuren. Daarvoor is draagvlak aan de top essentieel. En denken binnen de grenzen van wat mag; beslissers in het hoger onderwijs hebben met veel kaders, restricties, accreditaties en dergelijke te maken. Zodra een bepaalde verandering vérder reikt dan je eigen bureau, is het van belang om in gesprek te gaan met collega’s en leidinggevenden. Bijvoorbeeld veranderingen op het niveau van de efficiency van instrumenten – zoals de wijze van toetsen of archiveren. Via de zogenaamde Vierkwadrantenkaart van het Timemanagementspel is te bepalen of een tip in de praktijk door te voeren is.’

Waarin onderscheidt deze methode zich van andere timemanagement programma’s?

‘Ik focus me primair op docenten in het onderwijs. Zij bepalen deels hoe zij hun werk organiseren. En hoe zij omgaan met verwachtingen van anderen.'

‘In Timemanagement voor docenten zijn concrete herkenbare casussen uit de praktijk beschreven, onder meer vanuit mijn persoonlijke ervaringen als docent. De methode biedt handvaten op verschillende niveaus: de individuele docent, het team en het opleidingsniveau. Bijvoorbeeld de taak ‘begeleiden’. Op individueel niveau kun je ervoor kiezen om korte begeleidingsgesprekken met studenten te voeren met een agenda, klok en schrijfblok. Op collegiaal niveau kun je afspreken om gespreksplanningen met tijden te hanteren, en inschrijflijsten, om alleen in gesprek te gaan als er vragen van studenten zijn. Op teamniveau kun je trainen op efficiënte gespreksvoering, planningsschema’s hanteren, functies van gesprekken vaststellen. Op opleidingsniveau kun je gesprekken inroosteren en ruimte en ict-middelen preciezer faciliteren. Let op, dat laatste kan ook gaan over een goed werkend kopieerapparaat!’

Wat zijn de reacties op de methode? Hoe weet je dat het ‘effect’ heeft?

‘Ik hoor van docenten dat zij anders naar hun eigen handelen zijn gaan kijken, meer anticiperend. Zo zijn er docenten die als modulehouder of blokverantwoordelijke al vóór het uitvoeren van onderwijs met collega’s afstemmen hoe lessen, opdrachten, beoordelingen zijn uit te voeren. Of ze plannen nu vroegtijdig spreekuren in, maken mappen aan, hanteren buffertijden. Ik hoor ook: minder in lessen doen, meer online mogelijkheden aanbieden. Bij een lerarenopleiding in Utrecht heeft het boek geleid tot het snoeien van de toets-boom. Bij andere opleidingen tot structurele intervisie, waarin ook gehoor wordt gegeven aan medewerkers die werkdruk ervaren.’

De eerste druk is van 2008. Hoe actueel is de methode nog?

‘Er zijn veel ontwikkelingen binnen het onderwijs. Alleen al de digitalisering: Moodle, Blended Learning, Flexibel leren online… Sommige systemen helpen ons werk als docenten te verlichten, andere vormen een oerwoud waarin je makkelijk verdwaalt. Daarnaast worden er op hogescholen steeds meer eisen gesteld. Denk aan de BDB, BKE, SKE, de Examen- en Toetscommissie, curriculumdagen, onderzoeks- en stagecommissies. De context van een docent is dus absoluut veranderd, dit kan leiden tot meer druk bij docenten. De kerntaken zijn in de basis hetzelfde gebleven – in die zin blijft het boek actueel.’

Hoe ga je zelf met werkdruk om?

‘Als hogeschooldocent realiseer ik me dat onderwijs een intensieve, door tijdsdruk gedreven wereld is. Lessen voorbereiden, gesprekken registreren, toetsen afnemen, beoordelen, ontwikkelen… Je kunt het oneindig veel tijd geven, maar die heb je niet. Dus moet je selectief zijn. Selectief én assertief. Daar zit altijd een spanningsveld. Mensen moeten soms wennen als je keuzes maakt en daar helder over bent, of op je strepen gaat staan. Terwijl steun van collega’s of leidinggevende een belangrijke rol spelen in het al dan niet ervaren van werkdruk.’

‘Net als veel andere docenten voel ik dat er voortdurend aan je getrokken wordt. En dat je niet impulsief, maar rustig en constructief moet ingaan op allerlei verzoeken. Hanteer een eigen agenda, doe niet overal aan mee op een hogeschool. Wat vind jij belangrijk? Net als bij de kassa word je snel verleid – plan een gesprek in om te overleggen. Wat mij verder helpt is dat ik plezier heb in wat ik doe: mijn werk is echt mijn hobby. En het zit in mij om goed te plannen.’

Heb je een tip voor beginnende docenten?

‘Vooral hen wil ik waarschuwen. Voor wie start in het hbo is álles nieuw, zeker als je niet uit het onderwijs komt. Positief is dat er direct scholing wordt opgestart. Een BDB-cursus is prettig, je hebt meteen collegiale uitwisseling. Tegelijk betekent het een forse hoeveelheid uren en opdrachten die je naast het lesgeven moet maken. Maak daarom ook keuzes, neem tijdig je rust of vraag op tijd hulp aan een ervaren collega. Verder zal iedereen z’n vlieguren moeten maken. Oefening baart kunst is niet voor niets het cliché.’

Als alle docenten in Nederland een cursus Timemanagement volgen, is het werkdruk-probleem dan opgelost?

‘Nee, werkdruk hoort ook een beetje bij het onderwijs en beroep van docent. Maar het boek en spel kunnen wél inzicht bieden in de knelpunten die spelen; gaat het bijvoorbeeld om persoonlijke problematiek, een afdelingsbreed- of organisatieprobleem? Daarnaast kunnen boek en spel praktische handvaten bieden. De methode kan een startpunt vormen van een andere manier van werken, een andere werkhouding; minder ambitieus zijn, andere manieren van overleg voeren, een betere systematiek toepassen. Ga zélf met boek of spel aan de slag en gun het jezelf om hier eens bij stil te staan.’

Meer weten?

Voor meer informatie kun je mailen naar info@vankralingenadvies.nl