Communicatie en kennisdeling

Thema 2 bij 'Leiderschap bij hybride teams'

De belangrijkste uitdagingen bij het thema 'Communicatie en kennisdeling' zijn het uitbreiden en bespreken van nieuwe vormen van communicatie en kennisdeling en zorgen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Meer informatie

Leiderschap bij hybride teams

Samenwerken en afstemming

Hybride werken vraagt om nieuwe en duidelijke routines in samenwerken en afstemming. Omdat we elkaar minder ‘live’ zien, is het belangrijk dat de communicatie sterker geformaliseerd wordt. Bijvoorbeeld door het organiseren van een aantal stand-up meetings gedurende de week of door vaker updates te delen met het team. Daarbij geldt: de frequentie en manier van afstemmen en communiceren is minstens zo belangrijk als de inhoud van de boodschap.

Communicatie helpt ook in het onderhouden van de relatie. Onderzoek toont aan dat mensen die veel thuiswerken een sterker groepsgevoel ervaren als er vaker gecommuniceerd wordt. De teamleider kan met de teamleden bespreken waarover zij op welke manier geïnformeerd willen worden. Bijvoorbeeld door middel van korte ‘update’ tekstjes via een communicatietool (Slack, WhatsApp, mail) of een of meerdere online stand-ups (Teams, Zoom).

Tips!

Uit onderzoek blijkt dat thuiswerkers die veel dagelijkse contacten hebben met hun collega’s tevredener zijn met hun job die dag. Echter, ook in dit geval geldt dat ‘overdaad schaadt’: teveel sociale interacties heeft weer een negatieve invloed op je werkprestaties die dag. Ook hier is zoeken naar een goede balans de oplossing.
Teamleden die veel thuiswerken moeten de motivatie uit zichzelf halen om aan het werk te gaan. Daarbij kan het helpen om elke dag even een contactmomentje te hebben met het team. Zoals een thuiswerkende docent zegt: “Even ‘s ochtends mijn collega’s online zien geeft mij bij het gevoel dat ik lid ben van een team en dat we het samen moeten doen.”
Sommige communicatietools, zoals WhatsApp, hebben een spraakfunctie. Dat kan handig zijn voor teamleiders als er snel even een update moet worden gegeven (in de groepsapp) en niet iedereen beschikbaar is voor overleg.
Wanneer je een ontwikkelsessie hebt met teamleden, kun je gebruikmaken van een visuele tool, bijvoorbeeld Miro of Google Jamboard. Hierop teken je bijvoorbeeld vlakken die moeten worden ingevuld (docenten die een vak herontwerpen) of een nieuw werkproces (het afvalproces volgens facility).

Deze vorm van samenwerken maakt een online meeting vaak prikkelender (iets anders in beeld dan enkel pratende hoofden) en vaak ook concreter. De ideeën die worden besproken kunnen direct visueel worden gemaakt, wat het denkproces veel makkelijker maakt en iedereen betrokken houdt bij de sessie.

In een hybride vergadering is het slimmer om een online tool te gebruiken dan bijvoorbeeld een whiteboard in de fysieke ruimte.

Transparantie en updates

Van de hybride leider wordt verwacht transparant te zijn over de werktaken en opdrachten en daarnaast frequent updates te geven over de resultaatvoortgang. Belangrijk daarbij is om ook de voortgang op het ‘grotere’ plaatje, de teamdoelstelling, te laten zien (zie ook thema ‘Aansturing en beoordeling’). Deze updates moeten vooral duidelijk zijn, bijvoorbeeld over welke besluiten zijn genomen en welke afspraken er zijn gemaakt.

Duidelijkheid vermindert ruis in de hybride communicatie. Ruis kan bijvoorbeeld ontstaan als er na de stand-up nog een fysiek ‘nagesprek’ plaatsvindt waarin de leider extra informatie geeft aan de campuswerkers, of dat er nieuwe besluiten worden genomen waar de online teamleden dan geen weet van hebben.

Kennis delen en opslaan

Tenslotte moet de teamleider ervoor zorgdragen dat er ook buiten de meetings om kennis wordt gedeeld en informatie op de juiste plek wordt opgeslagen. Iedereen moet bij deze informatie kunnen, onafhankelijk van waar je werkt. Hier afspraken over maken is raadzaam, bijvoorbeeld over welke projectinformatie wordt opgeslagen en welke informatie tussen projectleiders wordt gedeeld. IT-ondersteuning is hierbij vereist, zoals een goed functionerend platform waarin iedereen makkelijk kan werken/ communiceren en documenten kan opslaan, bijvoorbeeld OneDrive of Citrix.

Voor het bewaken en stimuleren van kennisdeling kan de leider ook een gatekeeper aanstellen (zie tool 3 'Gatekeepers op teamkenmerken'). De gatekeeper is een teamlid dat continue aandacht houdt voor een belangrijk thema, in dit geval de kennisdeling.

Tips!

Plan maandelijkse periodieke 10-minuten gesprekken in. Het teamlid kan zelf bepalen waar het die tien minuten over moet gaan, bijvoorbeeld over hoe het persoonlijk gaat, een inhoudelijke werkvraag of een praktische update. De korte tijdsspanne van tien minuten dwingt het teamlid direct tot de kern te komen van wat er besproken moet worden. Door dit met alle teamleden te doen, houdt de leider ‘op afstand’ gevoel bij wat er speelt zonder dat het een grote aanslag is op de agenda’s.
Veel teams werken met gevoelige informatie, zoals persoonlijke informatie van studenten en begeleiders. Daarom is het verstandig systemen voor informatie- en kennisdeling in eigen beheer te houden en extra te beveiligen, bijvoorbeeld met een dubbele verificatie. Een andere oplossing is om de namen van studenten of (afstudeer)onderzoeken te nummeren, waarbij de ‘sleutel’ goed is beveiligd met een encryptie.