Functioneren en beoordelen in teams

De HvA experimenteerde daarmee door onder de deelnemers een teamdialoog te faciliteren over vraagstukken die direct impact hebben op het werk. Van daaruit bedacht het team interventies en acties rond functioneren en beoordelen.

Teamleden werden daarin begeleid en ondersteund door een team van onderzoekers van het lectoraat Samenwerkende Professionals en HR professionals van de HvA.

De docententeams hebben in dit project de ruimte en tijd gekregen om in co-creatie met het onderzoeks- en begeleidingsteam te werken aan het bespreken van functioneren van (de medewerkers in) het team en de wijze waarop individuele en teamprestaties beoordeeld zouden kunnen worden. In ieder team was er tot op zekere hoogte sprake van maatwerk, waardoor een op het team afgestemde invulling van HR praktijken mogelijk werd.

Het project bestond uit vijf fasen:

• Fase 1: Selectie teams, vorming kernteam HR begeleiders en introductie van de methodiek
• Fase 2: Diagnose functioneren en beoordelen in de teams
• Fase 3: Ontwerp interventies rond functioneren en beoordelen in de teams
• Fase 4: Uitvoering interventies rond functioneren en beoordelen in de teams
• Fase 5: Evaluatie resultaten van het traject in de teams

Opbrengsten

•  Train de trainer programma
  Op basis van een gedegen methodische analyse hebben de deelnemende HR professionals ervaring opgedaan met het coachen van teams.
  
  “Deelname heeft vooral het inzicht opgeleverd dat er mogelijkheden zijn om uit impasses [in teams] te komen. Mogelijkheden die ik los van elkaar al wel ken maar in een teamsituatie nog niet eerder bewust heb toegepast."
  
  “Verbreding van gedragsrepertoire door ‘verschillende rollen/petten’ bewust in te zetten. Vooral die van procesbegeleider pakken (begeleiden en regisseren groepsproces, creëren ruimte, veiligheid, focus en zeker ook enthousiasme, schakelen tussen inhoud en proces) en die van adviseur loslaten (tenzij bewust toch inzetten als keuze of interventie)"
  
  De deelnemende HR-professionals geven aan ook meer inzicht te hebben in de ‘waan van de dag’ van teams en wat er nodig is om daarbinnen toch tijd, aandacht en mogelijkheden te creëren voor teamontwikkeling. Of bijvoorbeeld het constructief inzetten van onderlinge feedback. Ook geven ze aan inzicht en nieuwe ideeën te hebben over een bredere inzet van de gebruikte methodiek om het gesprek over functioneren en beoordelen in de HvA breder in te zetten. En ze hebben zicht op wat er nodig is aan randvoorwaarden om dit op een goede manier te doen.

• Teaminstrument

  Het experiment heeft ook een teaminstrument opgeleverd: de Kwalitatieve Teamscan, een infographic met een visualisatie van de mate waarin bepaalde aspecten van samenwerken in het team aanwezig zijn en daarmee richting geeft aan de gewenste (team)interventies.

Aanbevelingen

Aan dit project deden drie teams mee. Deze kwalitatieve aanpak gaf inzicht in ‘wat werkt’ in het gesprek over en het initiëren van verandering in het geven van feedback. Het maakte vooral duidelijk dat wat effectief en nodig is om het gesprek over functioneren en beoordelen te voeren, per team sterk kan verschillen. De kwalitatieve inzichten uit de drie teams vormen de basis voor de volgende aanbevelingen:

• Een open cultuur is het startpunt voor functioneren en beoordelen
  

  Veel teams zijn nog niet of maar beperkt toe aan het opnieuw vormgeven van beoordelen op teamniveau. De basis ligt in het geven en ontvangen van constructieve onderlinge feedback op inhoud, functioneren en samenwerking. En die basis vraagt in veel teams nog om (veel) werk. Zo’n open feedbackcultuur wordt niet top-down bereikt met grootschalige programma’s en centraal geleide uniforme interventies. Een feedbackcultuur ontstaat en groeit in de directe samenwerkingsverbanden tussen teamleden en binnen de teams.

• Hou rekening met de grote verscheidenheid in teams

  Alleen al in de drie deelnemende teams zagen we een grote verscheidenheid: verscheidenheid in team- en taakvolwassenheid, in ervaren zeggenschap, in de onderlinge samenwerking en de facilitering. Een ontwikkeling in teams naar andere manieren van feedback geven en beoordelen werkt niet zonder rekenschap te geven van die verscheidenheid.

• Geen ‘one size fits all’ aanpak

  Een ‘one size fits all’ aanpak of instrument zal voor geen of maar een zeer beperkt deel van de teams een blijvende positieve verandering teweegbrengen.

• Facilitering, ondersteuning en maatwerk zijn belangrijke voorwaarden voor succes

  Een blijvende verandering vraagt om facilitering (tijd voor de dialoog), ondersteuning (van leidinggevende of externe begeleider) en maatwerk. Praktisch vraagt het om expertise bij HR en leidinggevenden (oog voor wat nodig is in het team) en een investering om teams in staat te stellen hieraan vorm te geven.

• Zorg voor een  externe facilitator

  We raden sterk aan een ‘pool’ van begeleiders in een hogeschool te creëren, die deze externe facilitering kan verzorgen. De train de trainer aanpak in dit project laat de toegevoegde waarde zien.                 

Begeleiding 

Deze Experimental Learning Labs zijn uitgevoerd onder begeleiding van het lectoraat Samenwerkende Professionals in samenwerking met een HR-werkgroep ‘Functioneren & Beoordelen’ binnen de HvA.

Wil je meer weten?

In het eindrapport ‘Experimental Learning Labs: Functioneren en Beoordelen in Teams’ van de HvA vind je een uitgebreidere weergave van de resultaten van dit project.

Download hier het eindrapport

Voor meer informatie kun je ook contact opnemen met Peter Horsselenberg, senior onderzoeker lectoraat Samenwerkende Professionals.