Actief werken aan werkdruk

Op veel hogescholen is de ervaren werkdruk hoog. Zestor heeft onder andere drie tools in huis om hogescholen te ondersteunen bij de aanpak ervan: de handreiking ‘Aanpak werkdruk in onderwijsteams’, inzicht in de oorzaken en oplossingen via ‘Slimmer organiseren in het hbo’, en de handreiking ‘Werken aan werkdruk bij opleidingsteams in het hbo’. Dit laatste onderdeel van het drieluik is het resultaat van een onderzoek binnen vier pilothogescholen, naar effectief gebruik van de werkdrukmethodiek. De pilotteams werden gevolgd door twee onderzoekers: Rechiena Nijenkamp, onderzoeker en hogeschooldocent HRM en organisatieontwikkeling, en Delano Maccow, senior docent en onderzoeker. Beiden zijn werkzaam bij het lectoraat Organisatieontwerp en -verandering van de Hanzehogeschool Groningen.

Hier moeten we iets mee

Rechiena Nijenkamp: “Het Management Team van onze Pedagogische Academie (PA) vroeg ons lectoraat om aan de slag te gaan met werkdruk, samen met de docententeams van de PA. Uit een werkbelevingsonderzoek bleek namelijk dat de werkdruk binnen deze opleiding als heel hoog wordt ervaren.” Marion Schulte, opleidingsmanager Lerarenopleiding Basisonderwijs, vult aan: “Er waren verschillende aannames over de oorzaken van de werkdruk. Duidelijk was: hier moeten we iets mee. Docenten wilden er ook zelf graag mee aan de slag.” De onderzoekers startten met interviews om de werkdruk in kaart te brengen. Marion: “Daarna hebben we de uitkomsten gelabeld en geprioriteerd met álle teams samen. Zes subteams zijn vervolgens aan de slag gegaan met elk één à twee knelpunten op het gebied van werkdruk.”

Werkbaar én betaalbaar onderwijs

Aan wat voor knelpunten moeten we dan denken? Marion: “Nou, ik heb bijvoorbeeld een x aantal uren voor lessen en kom niet uit. Of: sinds corona vragen studenten meer aandacht dan daarvoor, dus ik kom niet uit. Of: hoe kunnen we de roostering, planning en invulling van vergaderingen efficiënter organiseren? Andere knelpunten waren onder meer de piekbelasting en onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden.”

Marleen Brans coördineerde een van de zes subteams; zij ging samen met collega’s aan de slag met het thema ‘uren’. Marleen: “De taken die je hebt als docent moeten binnen je beschikbare uren passen. Hoe richt je je baan in? Welke activiteiten verricht je eigenlijk binnen een bepaalde rol? En hoe ontwerpen we ons curriculum zo dat het past binnen de begroting? Met deze vragen zijn wij aan de slag gegaan. We hebben de kaders helder in kaart gebracht: de docenturen, de studenturen, de uren voor onderwijs en de uren voor andere taken. Marion heeft het hele team bij elkaar geroepen om uit te leggen hoe de begroting er eigenlijk uitziet. Dat was heel verhelderend voor iedereen. Het onderwijs moet kwalitatief goed zijn, maar ook werkbaar én betaalbaar.”

Handige notitie voor cursuseigenaren

Uit alles wat in Marleens subgroep werd besproken, bleek duidelijk: de coördinerende docent van de cursus speelt een cruciale rol. Dit resulteerde in een leidraad voor de cursuseigenaren. Marleen: “Hoe bouw je een cursus goed op? Hoe verdeel je de bijbehorende uren? De notitie die we hebben ontwikkeld is een houvast voor alle cursuseigenaren.” Andere subgroepen gingen aan de slag met andere thema’s en oplossingsrichtingen. Rechiena: “Elk subteam is echt de diepte ingegaan. Ze zijn niet alleen voor de quick wins gegaan, maar hebben bekeken wat voor oorzaken er nu ónder een knelpunt zitten.
Enkele uitkomsten:

• Om onduidelijkheden waar nieuwe collega's tegenaan lopen in de toekomst te voorkomen is er een inwerkmap gemaakt met veel nuttige informatie en is de buddy-instructie verder uitgewerkt.
• Om piekbelasting tegen te gaan zijn de roostering en manieren en momenten van toetsen tegen het licht gehouden.
• Taken en verantwoordelijkheden van alle rollen worden beter beschreven en met het team gedeeld.

Winst ter plekke

In het jaar dat de pilot liep, is er al van alles in gang gezet op de Pedagogische Academie. Rechiena: “Dat is het mooie aan het onderzoek, het leverde de teams direct winst op.” Marion beaamt dit: “Je bent bezig met een onderzoek, maar door alle sessies gebeurt er ter plekke al heel veel.” Ze noemt enkele voorbeelden: “We hebben goed gekeken naar de hoeveelheid studiedagen en de invulling daarvan. In plaats van vier studiedagen rondom piekperiodes en inhoudelijk met name gericht op visievorming, zijn we nu uitgekomen op twee Inspiratiedagen waarin medewerkers uit verschillende workshops kunnen kiezen. Dat bevalt iedereen heel goed. Ook hebben we onze overlegstructuur aangepakt. De maandagmiddag is nu definitief een overlegmiddag, dus zorgt iedereen ervoor om dan aanwezig te zijn. We hebben onze overleggen korter en meer ‘lean’ gemaakt, met stand-ups. Verder zie ik dat mensen elkaar meer aanspreken, vanuit het gezamenlijke referentiepunt dat we gecreëerd hebben.”

Rechiena: “Aan de slag gaan met het werkdrukinstrument betekent aan de slag gaan met teamontwikkeling. Doordat je met het hele team gaat zitten en in subgroepen verder werkt, creëer je bewustwording én voortgang.” Binnen de opleiding leraar basisonderwijs zijn als vervolg op de subteams inmiddels werkgroepen ontstaan, die doorwerken aan de punten en prio’s die nog open staan.

Tips voor andere hogescholen

Rechiena sluit af met een aantal tips voor andere hogescholen die met werkdruk aan de slag willen:

• Ga aan de slag met concrete interventies

  “Het eerste deel van onze handreiking zoomt in op knelpunten. In het tweede deel lees je over concrete interventies. Zaken waaraan je dus met elkaar kunt werken om de werkdruk te verlagen, zowel grote als kleine zaken. Hierbij wordt binnen opleidingsteams vaak gestart met interventies binnen de bestaande structuur. Later gaan opleidingen en teams ook kijken naar de wijze van organiseren en passen ze de structuur aan.”

• Betrek de werkvloer

  “Het werkdrukinstrument werkt echt bottom-up. Je doet het mét de docenten samen. Zij zetten overzichtelijke stappen, daarna kom je weer samen en zo ga je steeds verder naar een next level. Dat werkt heel goed in de praktijk.”

• Benut het drieluik

  “Op de site van Zestor is het drieluik van tools voor iedereen te vinden. Ons ideaalplaatje is dat teams zónder ons, als onderzoekers, ermee aan de slag gaan.”

Meer lezen?

Het drieluik op een rij:

• Aanpak werkdruk in onderwijsteams
• Slimmer organiseren in het hbo
• Werken aan werkdruk bij opleidingsteams in het hbo

Voor meer informatie

Neem contact op met de onderzoekers:
Rechiena Nijenkamp, g.w.nijenkamp@pl.hanze.nl
Delano Maccow, d.f.f.r.maccow@pl.hanze.nl