Het startpunt
Voordat je begint met het doorlopen van de stappen, is het belangrijk om de basis van hybride werken op orde te hebben en te bepalen vanaf welk punt je start. Deze stap omschrijft waar je rekening mee moet houden bij het leggen van de basis.
De vier B's
De inrichting van het hybride werken wordt vaak uitgelegd langs de lijnen van vier B’s. Daarmee worden de bricks, bytes, blueprint en behaviour bedoeld. Deze vier B’s moeten goed ingeregeld en duidelijk zijn, wil het hybride werken leiden tot meer flexibiliteit en tevredenheid.
In deze roadmap wordt de focus gelegd op de B’s van blueprint en behaviour. De eisen aan het gebouw en de digitale tools worden buiten beschouwing gelaten.
Behaviour en blueprint zijn wel afhankelijk van bricks en bytes: het heeft pas zin om over een hybride werkvorm na te denken als het gebouw en de IT op orde zijn. Je kunt wel experimenteren met hybride vergaderen, maar als er geen groot scherm en goed geluid aanwezig is, wordt daar na drie keer proberen weer vanaf gezien. En thuiswerkers die niet bij de juiste informatie kunnen (bijvoorbeeld tentamens van studenten) zullen genoodzaakt zijn om terug te komen naar de campus.
Het team als basis voor hybride werken
Bij de transitie naar hybride werken is het belangrijk om een startpunt te kiezen binnen de organisatie. In deze handreiking is dat het ‘team binnen de organisatie’. Hiervoor zijn verschillende argumenten te noemen. Binnen hogescholen wordt doorgaans in teamverband gewerkt, bijvoorbeeld een docententeam binnen de opleiding. Het team is in de regel de plek waar de resultaten behaald worden. Teams hebben een duidelijk gezamenlijk doel, teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en voelen zich ook persoonlijk met elkaar verbonden. Simpeler gezegd, de teams weten zelf het beste wat voor hen werkt en wat niet.
Kies je 'kern' team
Veel mensen zitten in meerdere teams, bijvoorbeeld een onderwijsteam, de curriculumcommissie en het projectteam ‘duurzaam werken’. In dat geval is het slim om afspraken te maken met je ‘kern’ team: het team waar je het meest werkzaam bent.
Voldoende mandaat, vertrouwen en veiligheid
Bij het team als vertrekpunt gaan we er vanuit dat het binnen de school voldoende mandaat krijgt van het management om zelf de hybride keuzes te maken die het beste bij het team past. En dat er binnen het team onderling voldoende vertrouwen en veiligheid bestaat om de hybride transitie succesvol te doorlopen.
Tip!
Wanneer is er sprake van een team?
Een groep mensen is niet automatisch een team; een team is iets anders dan een groep mensen die functioneel samenwerkt of toevallig in dezelfde afdeling werkzaam is. In een team zijn de acties en handelingen afgestemd op elkaar én op het gemeenschappelijke doel. De teamleden zijn zowel individueel als gezamenlijk verantwoordelijk om dit doel te bereiken. De tabel hieronder toont op vier aspecten (doel, synergie, verantwoording en vaardigheden) de verschillen aan tussen een groep werknemers en een team.
Andere startpunten
Naast de focus op het team zijn er ook andere indelingen om tot hybride beleid te komen, oftewel, te bepalen wat door wie wanneer online wordt gedaan of op de campus. Onderstaand worden drie andere varianten beschreven: een indeling per ‘functie’, per ‘taak’ en in zogenaamde ‘persona’s’ (typering medewerker). Het voordeel van deze drie indelingen is, dat deze snel in hybride beleid te vertalen zijn. Een belangrijk nadeel is, dat de indeling ‘top down’ aan de teams kan worden opgelegd. Dit kan knellen met de ideeën en voorkeuren die het team zelf heeft.
Startpunten voor hybride beleid. Bron: Wageningen universiteit, Rijksoverheid
Reflectievragen
- Werk ik in een team of een werkgroep?
- Wat is mijn kernteam? Met wie deel ik een concreet gezamenlijk doel dat we samen moeten realiseren?
- Wie zijn er lid van mijn kernteam en moet ik betrekken bij het doorlopen van de roadmap?
- Bestaat er behoefte aan hybride werken en de bereidheid hier afspraken over te maken?
- heeft mijn team hier voldoende mandaat voor?
- bestaat er voldoende onderling vertrouwen om dit te realiseren?