Stap 5 - Maak richtlijnen praktisch werkbaar
Deze stap helpt je op weg bij het maken van een plan van aanpak, evaluatie- en actielijst.
Richtlijnen praktisch uitwerken
Het is belangrijk dat de gekozen hybride werkvorm en het gewenste leiderschap praktisch worden uitgewerkt. Anders loop je het risico dat de resultaten uit de hybride dialoog blijven hangen in abstracties of worden ingehaald door de agenda van alledag. Dit is een lastige opgave, omdat het werk altijd doorgaat.
Vorm uitwerken in acties
De transitie naar hybride werken bestaat uit het vormgeven en structureren van nieuwe werkwijzen. Daarbij is het belangrijk dat er acties worden uitgezet en afgestemd. Voorbeelden hiervan zijn de uitwerking van de vergadervorm, de besluitvorming en de onderlinge afstemming. Vervolgens vragen deze aanpassing een aanpassing van gedrag. Denk bijvoorbeeld aan het volgen van de hybride vergaderprincipes (zie ook tool 5 ‘Hybride samenwerken en vergaderen’) en het afstemmen volgens de nieuwe richtlijnen.
Communicatievorm kiezen
Bij de gekozen vergadervorm is het belangrijk om het doel op de gekozen vorm van communiceren af te stemmen (zie tool 4 'Communiceren in hybride vorm: het Communicatiecanvas').
Online afstemmen
Als je snel en efficiënt wilt schakelen, bijvoorbeeld over de voortgang van projecten, werkt het beter om online af te stemmen. In dat geval kun je bijvoorbeeld twee ‘stand-ups’ in de week plannen met de betrokkenen of tussen de projectleiders onderling.
Fysiek afstemmen
Voor afstemming met een hoge mate van interactie is het slimmer om fysiek af te stemmen. Denk bijvoorbeeld aan een strategische discussie of een brainstorm. Deze sessies kunnen het beste ver vooruit worden ingepland/geroosterd zodat teamleden hier qua werklocatie rekening mee kunnen houden.
Digitale communicatie stroomlijnen
Hybride werken leidt tot meer digitale communicatie. Dat je via de gebruikte software (bijvoorbeeld Teams, Slack of Hangout) berichtjes kunt sturen betekent niet automatisch dat je het moet doen: het is belangrijk het gebruik van digitale communicatie te stroomlijnen zodat er geen verwarring kan ontstaan over bijvoorbeeld welk bericht als eerste moet worden opgepakt of welke discussie waar moet worden gevoerd.
Tip!
Coördinatie en afstemming met andere teams
Een derde belangrijk onderdeel om uit te werken is de coördinatie en afstemming met de andere teams. Het gaat hier over de teams waar veel mee wordt samengewerkt, bijvoorbeeld in de keten of binnen een opleiding. Denk bijvoorbeeld aan de coördinatie tussen een stafdienst en een opleidingsteam of tussen de opleidingsteams. Daarbij is het belangrijk te inventariseren waar de behoeften liggen van de andere teams, zodat je daarop kunt afstemmen.
Gatekeeper aanstellen
Als de opleiding of afdeling uit veel teams bestaat kun je een coördinator aanstellen die de afstemming in het geheel overziet en problemen signaleert en bespreekt. Ook kun je deze taak binnen de teams zelf beleggen. Het team stelt dan een zogenaamde ‘gatekeeper’ aan (zie tool 3 'Gatekeepers op teamkenmerken'). De gatekeeper is in dit geval een aangewezen teamlid die bewaakt dat de afstemming met de andere teams goed blijft gaan.
Voorbeeldcasus
Een hogeschool werkt met een centraal IT team. Dit team huist beneden in het hoofdgebouw. Docenten met softwareproblemen lopen meestal even binnen om hun laptop na te laten kijken. Tijdens corona heeft het IT team geïnvesteerd in een softwareprogramma dat hen op afstand toegang geeft tot deze laptops. Er is een Teams-kanaal ingericht waar docenten met softwareproblemen zich kunnen aanmelden. Na aanmelding pakt het IT team het probleem als volgt aan:
- er wordt een IT medewerker aan de aanmelding gekoppeld die via het programma meekijkt en aanpassingen uitvoert.
- alleen als het probleem niet online kan worden opgelost, wordt de docent op locatie uitgenodigd.
- het IT team heeft een rooster gemaakt waarmee zij waarborgen dat er altijd iemand op locatie aanwezig is om de docenten te helpen.
Dankzij deze aanpassing kan het IT team gemiddeld de halve week thuiswerken.
Tips!
Koppeling van hybride werken en blended onderwijs
"Blended learning & Hybride werken zijn twee hot topics: hoe laten we deze elkaar versterken?
Bron: interview Haagse Hogeschool
Specifiek voor de docententeams wordt het advies gegeven om in de uitwerking van hun hybride werkvorm rekening te houden met de (bestaande) ontwikkelingen en mogelijkheden van blended learning.
Blended learning is een leermethode die online activiteiten combineert en integreert met de traditionele les in de klas. Hybride werken en blended learning kun je beschouwen als twee zijdes van dezelfde medaille omdat het beide tot flexibilisering leidt. Zo kunnen docenten er bijvoorbeeld voor kiezen kennisclips op te nemen en kleine groepjes studenten online te coachen in plaats van zelf fysiek voor de klas te staan. Of een groot fysiek hoorcollege geven en vervolgens studenten in subgroepen via Teams les te geven. Kortom, blended learning biedt mogelijkheden voor hybride werken en vice versa.
Kortcyclisch evalueren en volhouden
Om te voorkomen dat de hybride uitwerkingen bedolven raken door het werk van alledag, wordt aangeraden deze periodiek te evalueren. Zeker in de eerste weken is het belangrijk dat problemen en aandachtspunten worden aangepakt. Als er bijvoorbeeld hybride wordt vergaderd zonder dat de apparatuur in orde is, zal het team snel teruggrijpen naar fysiek vergaderen. Mogelijk is een stand-up per week te weinig en moet er extra afstemming worden georganiseerd. Of werkt het rooster niet mee en moeten de thuiswerkdagen worden verplaatst. Verder is de us versus them situatie een bekend aandachtspunt. In dat geval ontstaat er frictie tussen collega’s die veel thuiswerken en collega’s op kantoor, waardoor er feitelijk twee sub-teams ontstaan. Kortom, de evaluatie moet gaan over zowel de uitwerking als het team zelf.
Voorbeeldcasus
Bij de start van de coronaperiode heeft de HRM-afdeling van De Haagse Hogeschool alle leidinggevende gebeld. Daarbij werden twee vragen gesteld: Hoe zit je erbij? En, wat heb je nodig? Op deze manier hoorde HR uit eerste hand welke behoeftes er binnen de verschillende teams speelden en hoe zij vanuit hun ondersteunende rol hier waarde aan konden toevoegen. Dit varieerde van praktische zaken als ”We hebben extra bureaustoelen nodig” tot abstractere uitdagingen zoals “Hoe houd ik binding met mijn teams?”.
Samen puzzelen
De zoektocht naar de juiste hybride werkvorm start met een periode van experimenteren aan de hand van afspraken en geleerde lessen. Dat is, zeker in de eerste periode, lastig als je houdt van zekerheid en duidelijkheid. Van een groot deel van de werkaanpassingen is moeilijk te voorspellen hoe deze zullen uitvallen. Bovendien vergt het aanpassen van het eigen gedrag en routines ook even tijd, De transitie naar hybride werken vraagt dan ook om een lange adem van het team en het uitspreken van het onderlinge vertrouwen om de hybride puzzel op te lossen.
Reflectievragen
- Hoe geven we vorm aan een periode van ‘experimenteren’? Hoe ziet dat er concreet uit?
- Wat zijn de belangrijkste afspraken die we hebben gemaakt en acties die nu nodig zijn?
- Hoe houden we de voortgang op de transitie zichtbaar? En wanneer bespreken we die?
- Hoe zorgen we ervoor dat deze transitie niet bedolven raakt onder de dagelijkse taken?
- Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten die (kunnen) ontstaan? En hoe lossen we die op?